Vous démarrez dans la gestion locative ? Les différentes étapes à ne pas manquer

Votre premier mandat

Par où commencer pour trouver des propriétaires bailleurs?

La toute première étape de votre lancement d’activité est de vous constituer un portefeuille de clients, des propriétaires bailleurs, également appelés mandants, qui vont vous confier la gestion locative de leur bien. Plusieurs possibilités s’offrent à vous pour conclure vos premiers contrats : racheter un portefeuille existant ou démarcher pour développer votre propre réseau et ainsi accroître progressivement votre clientèle.

• Le rachat de portefeuille

Cette option va vous permettre d’être opérationnel immédiatement et de limiter le temps passé ainsi que les frais liés au démarchage commercial dans un premier temps. Selon l’accord passé avec l’agence vendeuse vous pourrez éventuellement disposer à la fois de l’outil de travail et du personnel déjà gestionnaire de ce portefeuille. Attention toutefois, reprendre une affaire existante est une entreprise coûteuse et les opportunités sont plutôt rares. La plupart des agences démarrent donc leur activité en partant de zéro. 

• Le démarchage commercial

Si vous démarrez votre activité de zéro, vous allez rencontrer deux problématiques : vous imposer rapidement et durablement sur votre marché et faire face à vos concurrents. Il est donc important de mettre en avant votre expertise et d’offrir un maximum de visibilité à votre cabinet en communiquant par tous les moyens qui sont à votre disposition : site internet, réseaux sociaux, affichage en vitrine etc. Vous pouvez également songer à adhérer à un réseau franchisé afin de réduire le travail de communication autour de votre agence en bénéficiant de la notoriété de la franchise.

• Ne pas négliger les autres activités de l’agence

Si votre cabinet propose également d’autres services comme la transaction, la location ou la gestion de copropriété, n’hésitez pas à communiquer auprès de l’ensemble des clients de l’agence. La création d’une nouvelle activité permet de fidéliser vos clients. Ils sont passé par vos services pour acheter, ils seront alors plus enclins à faire appel à vous pour gérer leur bien. Ils peuvent également se montrer des prescripteurs hors pair en faisant fonctionner le bouche à oreille.

 

Le mandat de gestion locative 

Votre démarchage commercial a fini par payer. Vous avez vos premiers clients sous la main. Il faut à présent matérialiser votre accord commercial par la signature d’un mandat de gestion locative.

• Qu’est ce que c’est? 

C’est un contrat par lequel un propriétaire donne à un professionnel de l’immobilier le pouvoir de gérer tout ou partie de son patrimoine immobilier. Ce document écrit doit être rédigé en deux exemplaires et signé des deux parties. 

• Qu’est-ce qu’il comprend?

Le mandat permet d’établir de façon précise l’ensemble des missions qui sont confiées à l’administrateur de biens. Le professionnel s’engage à rendre régulièrement des comptes au propriétaire qui en échange accepte de louer son bien au prix du marché.

Le mandat permet également de fixer de façon précise les conditions de rémunération du professionnel pour la mise en location du bien mais aussi pour la gestion locative. 

• Quel cadre légal?

Le mandat de gestion est un contrat à tacite reconduction annuelle qui ne peut excéder 30 ans. Pour mettre fin à ce contrat, il suffit au propriétaire d’en informer le professionnel de l’immobilier par courrier recommandé en respectant un préavis de 3 mois généralement.

Mettre votre premier bien en location

Les propriétaires bailleurs vous ont confié leurs biens immobiliers afin que vous preniez en charge la mise en location de ce dernier ainsi que le relationnel avec le locataire en place. Mais avant cela, il faut vérifier que le bien en question est conforme à la mise en location. 

 

Les points à vérifier avant la mise en location du bien

• Les diagnostics obligatoires

Avant de pouvoir mettre un bien en location, le propriétaire ou le mandataire qui gère le bien doit s’assurer que le logement a bien été soumis aux diagnostics obligatoires suivants, regroupés au sein d’un DTT (Dossier de Diagnostic Technique) : 

• Le diagnostic de performance énergétique (DPE) avec notamment l’étanchéité à l’air et des possibilité d’aération suffisantes,
• La copie de l'état mentionnant la présence ou l'absence d'amiante, de termites,
• Le constat de risque d'exposition au plomb (Crep),
• Si l'installation électrique ou de gaz a plus de 15 ans : état de l'installation intérieure de l'électricité ou du gaz, 
• État des risques et pollutions (naturels, miniers, technologiques, sismiques, radon...) permettant de savoir si le logement est situé dans une zone à risque,
• Le diagnostic Bruit,

Le Dossier de Diagnostic techniques (DTT) doit être transmis au locataire en annexe du contrat de location.

• Le niveau de confort

En plus des différents diagnostics obligatoires, il convient d’apprécier également le niveau de confort du logement. Pour cela il est plus difficile de trouver des critères universels tant le confort est une notion suggestive pour le futur locataire. Parmi les critères qui reviennent le plus souvent on trouvera l’isolation thermique, acoustique, mais aussi, avec le développement des technologies, les performances en termes de domotique ou encore les conditions d’accès à internet.

• La location meublée

Si le bien que vous gérez à vocation à être loué meublé alors sachez qu’il y a une liste minimale d’équipements que doit comporter un logement pour pouvoir être loué sous l'appellation “meublé” : 

• Literie incluant une couette ou une couverture,
• Dispositif d’occultation des fenêtres dans les chambres à coucher,
• Plaques de cuisson,
• Four ou micro-ondes,
• Réfrigérateur et congélateur ou au minimum compartiment réfrigéré (température inférieure ou égale à -6°C),
• Vaisselle et ustensiles de cuisine,
• Table et chaises,
• Etagères de rangement,
• Luminaires,
• Matériel pour l’entretien ménager.

 

Quels sont les outils pour bien le mettre en avant?

Pour mettre en avant efficacement un logement et ainsi maximiser vos chances de trouver rapidement un locataire adéquat vous pouvez utiliser les outils suivants :

• la visibilité à l’agence avec par exemple des affichettes sur la vitrine,
• la parution de vos annonces dans la presse ou les magazines gratuits spécialisés,
• la visibilité de vos biens sur le web au sein des réseaux spécialisés : portails de diffusion des annonces type seloger.com ou le bon coin ou encore directement via le site de votre agence si ce dernier le permet.

Le premier locataire

Si vous avez communiqué efficacement sur les biens que votre agence propose à la location alors vous devriez être rapidement contacté par plusieurs locataires potentiellement intéressés. Il va maintenant falloir organiser des visites mais aussi sélectionner les dossiers locataires car seul l’un d’entre eux signera le contrat de location. 

 

La sélection du locataire

• Organiser les visites

La disponibilité du candidat en dit long sur son profil. S’il occupe un poste à plein temps il sera plus compliqué de positionner un rdv en dehors des soirées ou du samedi mais cela permettra de confirmer qu’il a dit vrai sur son activité. La visite du bien ensuite est une phase déterminante dans la sélection du locataire car elle sera également l’occasion de poser certaines questions subtiles comme la raison du départ du précédent logement, la composition du foyer, la présence d’animaux…

• Constituer le dossier 

Depuis 2015, la liste des pièces communément demandées pour constituer le dossier du candidat est limitée à un nombre précis de documents jugés pertinents pour prouver la solvabilité du locataire ainsi que du garant. Demander d’autres justificatifs est interdit car jugé comme intrusif ou discriminant. On peut donc demander pour le locataire et l’éventuelle caution solidaire : 

• Une seule pièce justifiant l’identité,
• Une seule pièce justificative de domicile,
• Un ou plusieurs documents attestant de l’activité professionnelle,
• Un ou plusieurs documents attestant des ressources.

Il est interdit de demander d’autres documents personnels comme un contrat de mariage, un jugement de divorce, un dossier médical, un extrait de casier judiciaire, une copie de relevé de compte bancaire...

• Les critères de choix

Bien entendu il y a des critères mathématiques comme par exemple la solvabilité du locataire. En effet, on estime que le loyer ne doit pas dépasser 25 à 33% des revenus du locataire ou du garant. Il est également important de vérifier que le candidat n’a pas de dettes vis-à-vis de son précédent propriétaire. Mais il ne faut pas négliger le feeling pour choisir le candidat idéal, en tant que professionnel, vous deviendrez rapidement plus observateur.

 

Le contrat de location

• Informations importantes concernant le bail

Le bail ou contrat de location est le document qui matérialise la relation entre le locataire et le propriétaire ou professionnel qui représente ce dernier. Il doit être sous format écrit, signé en deux exemplaires et comporter les informations concernant le loyer, les charges, les droits et obligations de chacun. 

Il existe plusieurs types de contrats en fonction de l’utilisation qui va être faite du bien. Le bail d’habitation par exemple dure 3 ans si le logement est vide, 1 an s’il est meublé alors que les baux commerciaux durent de 3 à 9 ans. Le contrat est généralement reconduit tacitement mais le locataire peut le dénoncer à tout moment alors que le propriétaire ne peut rompre le bail que dans certains cas bien précis (vente du bien, installation dans celui-ci etc).

• La caution solidaire

La caution solidaire, également appelée le garant, est une personne qui s’engage à payer le loyer à la place du locataire si ce dernier est dans l’incapacité de le faire. Il s’agit d’une garantie sérieuse à condition que le garant soit solvable. L’acte de caution solidaire est le document qui formalise cet accord. Il est annexé au contrat de location.

• La colocation

La colocation n’est définie officiellement que depuis 2014 (ALUR) comme “la location d’un même logement par plusieurs locataires, constituant leur résidence principale et formalisée par la conclusion d’un contrat unique ou de plusieurs contrats entre les locataires et le bailleur”. Cette définition s’applique aux logements vides ou meublés et implique donc la signature d’un bail unique ou d’un bail par locataire selon les cas.

 

Le départ du 1er locataire

Ça y est, la boucle est bouclée ! Vous avez trouvé au courrier ce matin le premier préavis de votre tout premier locataire sortant. Il est important de soigner la sortie de vos locataires mais aussi d’anticiper sur la remise en location du logement.

• Préavis et état des lieux de sortie

La durée du préavis pour un logement vide ou meublé varie entre 1 et 3 mois. Le congé doit être donné par le locataire sous forme d’une lettre recommandée adressée au propriétaire ou au professionnel qui gère le bien. 

L’état des lieux de sortie permet de voir si d'éventuelles dégradations ont été subies depuis l’entrée du locataire. Après l’état des lieux et la restitution des clés, vous aurez un mois pour restituer le dépôt de garantie au locataire sauf si des réparations sont à prévoir, dans ce cas vous aurez deux mois pour restituer le solde de la caution amputée du montant des éventuels travaux. 

• Éviter la vacance locative

Pour éviter que le logement soit vide entre deux locations il est conseillé de commencer les visites alors que le locataire sortant est encore en place. Il est important dans ce cas de prévenir le locataire en place suffisamment tôt afin qu’il puisse notamment commencer à retirer ses effets personnels, offrant ainsi à la visite un logement plus neutre, propice à la projection.

 

Votre activité est à présent bien lancée. Il est important à présent de vous consacrer à la gestion de votre portefeuille clients de manière efficace et professionnelle. Pour cela, deux outils indispensables : un logiciel de gestion locative fiable et complet pour vous simplifier le quotidien et vous permettre d’être toujours en accord avec la législation. Enfin un extranet pour communiquer avec vos locataires et vos propriétaires et leur transmettre les informations concernant la gestion de leur bien. N'hésitez pas à utiliser tous les outils qui sont à votre disposition pour vous montrer transparent et réactif, c’est la clé d’un relationnel client de qualité.