La sortie du locataire est une étape importante dans votre mission d’administrateur de biens. Le propriétaire qui vous a confié son bien à la location compte sur votre rigueur et votre réactivité pour le représenter dans cette période décisive. Voici, pour vous aider, un décryptage étape par étape de la sortie locataire.
C’est la toute première étape de la sortie du locataire. Vous allez recevoir à l’agence un courrier recommandé vous informant de la volonté du locataire de quitter le logement. Pour rappel, la durée du préavis peut varier en fonction de plusieurs critères : logement meublé ou nu, zone tendue ou non mais aussi selon le motif invoqué par le locataire. A noter que le locataire est tenu à ses obligations jusqu’à la fin du préavis.
=> La durée du préavis :
Étape 2 : informer le propriétaire
En tant qu’administrateur de biens vous allez devoir informer le propriétaire que vous avez reçu un préavis pour son logement et voir avec lui s’il souhaite remettre le bien en location. Le cas échéant, et si aucun travaux ne sont à prévoir entre deux locataires, il faudra réactiver vos outils de communication (vus dans l’article “Mettre son premier bien en location : ce qu’il faut savoir”) de manière à limiter la vacance locative.
La date de fin de préavis approche, il est primordial de fixer avec le locataire une date pour l’état des lieux de sortie et la remise des clés.
L’état des lieux doit être présenté sous la même forme que l’état des lieux d’entrée de manière à vous permettre de facilement mettre en évidence les éventuelles disparités. Vous devez scrupuleusement passer en revue chaque pièce et chaque information du contrat de location. Le document est réalisé en deux exemplaires signés par les deux parties. À noter que le propriétaire bailleur ou le locataire peuvent vous demander de missionner un huissier pour réaliser cet état des lieux.
Elle marque la sortie définitive du logement par le locataire. Les clés doivent vous être remises en mains propres, un tiers comme le gardien de l’immeuble ou un avocat ne peut pas les réceptionner à votre place. Veillez à ce que l’intégralité des clés remises à l’entrée soient restituées. Vous pouvez soit préciser cette information sur l’état des lieux de sortie soit fournir un récépissé.
La remise des clés est le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie. Pensez à demander au locataire sa nouvelle adresse avant son départ.
La loi ALUR a modifié les conditions de restitution du dépôt de garantie. Pour les baux signés avant le 27 mars 2014, le délai est de deux mois à compter de la sortie du locataire. Pour les baux signés depuis, le délai est d’un mois et passe à deux mois si l’état des lieux de sortie n’est pas conforme à l’état des lieux d’entrée.
=> Les motifs de retenue sur dépôt de garantie :
Il intervient après les autres étapes de la sortie locataire. Il s’agit du document qui clôture le compte du locataire. Il tient compte du loyer et des charges restant à payer ainsi que du solde du dépôt de garantie devant être restitué.
Lorsque les charges sont au réel et que le locataire quitte le logement avant que vous ayez en main les informations nécessaires pour faire la régularisation de charge (décompte du syndic notamment), alors vous avez la possibilité de conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie dans l’attente de la régularisation annuelle de charges.
N’oubliez pas de communiquer avec le propriétaire bailleur à chaque étape de la sortie du locataire. Il sera rassuré à l’idée que son dossier est bien pris en charge et appréciera d’être informé du déroulé des évènements. Votre locataire sorti, deux possibilités, soit le successeur est déjà trouvé et un état des lieux d’entrée vous attend, soit vous allez devoir activer vos outils et contacts pour trouver la perle rare. Au travail !