La sortie locataire : la checklist étape par étape

La sortie du locataire est une étape importante dans votre mission d’administrateur de biens. Le propriétaire qui vous a confié son bien à la location compte sur votre rigueur et votre réactivité pour le représenter dans cette période décisive. Voici, pour vous aider, un décryptage étape par étape de la sortie locataire.

Étape 1 : la réception du préavis du locataire

C’est la toute première étape de la sortie du locataire. Vous allez recevoir à l’agence un courrier recommandé vous informant de la volonté du locataire de quitter le logement. Pour rappel, la durée du préavis peut varier en fonction de plusieurs critères : logement meublé ou nu, zone tendue ou non mais aussi selon le motif invoqué par le locataire. A noter que le locataire est tenu à ses obligations jusqu’à la fin du préavis. 

=> La durée du préavis :

• Le préavis est généralement de trois mois lorsqu'il s’agit d’un logement vide situé en zone non tendue.

• Il peut être ramené à un mois pour les logements meublés mais aussi pour les logements vides s’ils sont situés en zone tendue. Le préavis peut également être d’une durée d’un mois si le locataire déménage pour des raisons professionnelles (perte d’emploi, mutation…),  pour problèmes de santé ou pour accéder à un logement HLM…

• Le préavis peut encore être raccourci à condition qu’un accord formel soit passé entre le locataire et le propriétaire.

Étape 2 : informer le propriétaire

En tant qu’administrateur de biens vous allez devoir informer le propriétaire que vous avez reçu un préavis pour son logement et voir avec lui s’il souhaite remettre le bien en location. Le cas échéant, et si aucun travaux ne sont à prévoir entre deux locataires, il faudra réactiver vos outils de communication (vus dans l’article “Mettre son premier bien en location : ce qu’il faut savoir”) de manière à limiter la vacance locative.

Étape 3 : l’état des lieux de sortie

La date de fin de préavis approche, il est primordial de fixer avec le locataire une date pour l’état des lieux de sortie et la remise des clés. 

L’état des lieux doit être présenté sous la même forme que l’état des lieux d’entrée de manière à vous permettre de facilement mettre en évidence les éventuelles disparités. Vous devez scrupuleusement passer en revue chaque pièce et chaque information du contrat de location. Le document est réalisé en deux exemplaires signés par les deux parties. À noter que le propriétaire bailleur ou le locataire peuvent vous demander de missionner un huissier pour réaliser cet état des lieux. 

Étape 4 : la remise des clés

Elle marque la sortie définitive du logement par le locataire. Les clés doivent vous être remises en mains propres, un tiers comme le gardien de l’immeuble ou un avocat ne peut pas les réceptionner à votre place. Veillez à ce que l’intégralité des clés remises à l’entrée soient restituées. Vous pouvez soit préciser cette information sur l’état des lieux de sortie soit fournir un récépissé.

La remise des clés est le point de départ du délai de restitution du dépôt de garantie. Pensez à demander au locataire sa nouvelle adresse avant son départ. 

Étape 5 : la restitution du dépôt de garantie

La loi ALUR a modifié les conditions de restitution du dépôt de garantie. Pour les baux signés avant le 27 mars 2014, le délai est de deux mois à compter de la sortie du locataire. Pour les baux signés depuis, le délai est d’un mois et passe à deux mois si l’état des lieux de sortie n’est pas conforme à l’état des lieux d’entrée.

=> Les motifs de retenue sur dépôt de garantie :

• Le logement doit être remis en état suite à des dégradations causées par le locataire et des travaux s’imposent. Vous devrez alors justifier les montants retenus en produisant des devis de prestataires habilités à effectuer les travaux. Il n’y a par contre pas d’obligation d’effectuer ces travaux tout de suite.

• En cas de travaux effectués par le locataire sans autorisation préalable, si des frais doivent être engagés afin de remettre le logement dans l’état où il se trouvait initialement.

• En cas de défaut de paiement du locataire sur le dernier mois de loyer notamment. Il peut arriver que le locataire prenne la liberté de ne pas payer le dernier mois en estimant qu’il sera compensé par le dépôt de garantie.
• Si des réparations qui auraient dûes être effectuées par le locataire n’ont pas été réalisées avant qu’il quitte le logement. Il s’agit des réparations locatives, qui entrent dans le cadre de l’obligation d’entretien du logement par le locataire. Par exemple : l’entretien du jardin, le remplacement des joints de la baignoire ou encore du flexible de douche...

Étape 6 : le solde liquidatif ou solde de tout compte du locataire

Il intervient après les autres étapes de la sortie locataire. Il s’agit du document qui clôture le compte du locataire. Il tient compte du loyer et des charges restant à payer ainsi que du solde du dépôt de garantie devant être restitué.

Lorsque les charges sont au réel et que le locataire quitte le logement avant que vous ayez en main les informations nécessaires pour faire la régularisation de charge (décompte du syndic notamment), alors vous avez la possibilité de conserver jusqu’à 20% du dépôt de garantie dans l’attente de la régularisation annuelle de charges.

N’oubliez pas de communiquer avec le propriétaire bailleur à chaque étape de la sortie du locataire. Il sera rassuré à l’idée que son dossier est bien pris en charge et appréciera d’être informé du déroulé des évènements. Votre locataire sorti, deux possibilités, soit le successeur est déjà trouvé et un état des lieux d’entrée vous attend, soit vous allez devoir activer vos outils et contacts pour trouver la perle rare. Au travail !