Copropriété et charges : qu’en est-il des charges récupérables ?

Nous avons fait récemment une série d’articles sur les différents types de charges qui interviennent dans le financement des copropriétés. Mais un autre aspect de ces charges mérite d’être éclairci, il est toujours lié à l’univers de la copropriété mais intègre un nouvel aspect : celui de la location du bien. Comment se gèrent les charges lorsque le propriétaire du bien n’est pas résident de la copropriété ? Quelles sont les charges qui incombent au propriétaire ? au locataire ? Faisons le point sur les charges que l’on appelle communément les charges locatives ou charges récupérables.

1. Qu’est-ce qu’une charge récupérable en copropriété ?

Une charge locative ou charge récupérable est une charge qui a été payée par le propriétaire d’un bien en copropriété. Si celui-ci loue son bien, alors il est en droit de se faire rembourser une partie de ces charges par le locataire.

La liste des charges locatives ci-dessous s’applique dans le cadre de locations vides ou encore meublées, mais dont le bail a été signé depuis le 27 mars 2014. Pour tous les baux signés avant cette date, la liste des charges récupérables doit être précisée dans le bail.  Dans le cadre d’un logement social, la liste peut être complétée par un accord collectif.

• Gardien ou concierge :

Si celui-ci dispose d’un logement de fonction, alors le salaire ainsi que les charges liées sont récupérables par le propriétaire à hauteur de 75% si l’employé assure également le nettoyage des parties communes et la gestion des containers à ordure ou à hauteur de 40% s’il assure une seule de ces deux tâches. Sans logement de fonction, alors les charges liées au salaire de l’employé sont récupérables à 100% par le propriétaire.

À noter que dans les deux cas énoncés ci-dessus, ne sont pas récupérables les indemnités de départ à la retraite, de licenciement, les éventuels intéressements, cotisations à une mutuelle ou à la médecine du travail etc.

• Ascenseur :

Sont considérées comme des charges locatives les dépenses d’électricité, la fourniture de produits ou les petites réparations de la cabine ainsi que les frais liés à l’utilisation de l’ascenseur comme le nettoyage, les visites périodiques, les examens des câbles, les visites techniques, les incidents divers…

• Chauffage, eau froide et eau chaude :

S’il s’agit d’installations collectives, alors peuvent être récupérées les consommations d’eau des occupants du logement ainsi que des parties communes et des espaces extérieurs, les produits nécessaires à l’entretien et au traitement de l’eau, la fourniture d’énergie quelle qu’en soit la nature ainsi que l’exploitation des compteurs qu’ils soient généraux ou individuels.

Dans le cadre d’installations individuelles, les dépenses concernant le chauffage, la production d’eau chaude et la distribution d’eau restent à la charge du locataire.

• Parties communes intérieures et espaces extérieurs :

L’électricité, la fourniture de produits d’entretien, l’entretien des tapis, du vide-ordures, les frais liés au personnel d’entretien ainsi que la réparation des appareils de nettoyage sont à la charge du locataire. Sont également récupérables par le propriétaire toutes les dépenses liées à l’entretien des espaces extérieurs comme les voies de circulation, les aires de stationnement, les abords des espaces verts et les éventuels jeux pour enfants si la copropriété en est équipée.

Enfin, les taxes d’enlèvement des ordures ménagères, les taxes de balayages ainsi que la redevance d’assainissement sont également des charges que le propriétaire peut récupérer auprès du locataire.

La loi précise en effet de façon très détaillée la liste des charges que le propriétaire peut récupérer auprès du locataire qui occupe son bien. Toutefois, certaines tâches restent à la charge exclusive du propriétaire comme la taxe foncière ou encore les frais liés à l’envoi de la quittance etc.

2. Le paiement des charges 

Le locataire doit payer les charges au propriétaire soit sous forme de provisions, soit sous forme d’un forfait.

Le paiement sous forme de provisions

Il est possible dans le cadre de la location :

• d’un logement vide,
• d’un logement meublé dont le bail a été signé après le 27 mars 2014 (ALUR) et lorsqu’il est précisé dans le bail que les charges sont payées sous forme de provisions,
• d’un logement meublé dont le bail a été signé avant le 27 mars 2014 (ALUR) et faisant référence à la liste des charges récupérables.

On dit dans ce cas que les charges sont au réel, c’est-à-dire que des provisions sont à régler régulièrement, soit mensuellement, soit de façon trimestrielle. Pour établir le montant de la provision, le propriétaire doit se baser sur le budget prévisionnel établi pour la copropriété ou sur les dépenses réelles de l’année écoulée avec justificatifs à la clé.

Le paiement sous forme de forfait

Ce mode de règlement des charges est possible pour un logement meublé dont le bail a été signé après le 27 mars 2014 à condition qu’il soit précisé dans le bail que les charges sont réglées de façon forfaitaire. Le montant du forfait peut être révisé chaque année, mais ne peut donner lieu à une régularisation.

3. Décompte et régularisation de charges

Dans le cadre d’un paiement par provisions, ce qui est le cas dans la majorité des baux de location, le propriétaire doit effectuer une régularisation des charges au moins une fois par an. C’est-à-dire qu’il va faire le point entre les provisions qu’il a perçues de la part du locataire et les dépenses qui ont effectivement été réalisées. En pratique, dans le cadre d’un bien en copropriété, le montant exact des charges n’est connu avec certitude qu’après la clôture de l’exercice comptable, lors de l’approbation des comptes au moment de l’assemblée générale de la copropriété.

Le propriétaire devant justifier les charges qu’il récupère auprès du locataire, il doit lui envoyer un décompte de charge au moins un mois avant de faire la régularisation. Ce document fait un état des lieux des charges par nature, indique le mode de répartition entre les locataires et les éventuelles modalités de calcul sur les consommations (chauffage, eau chaude…). Le propriétaire doit garder les documents justifiants de ses charges à disposition du locataire pendant une durée de 6 mois suivant l’envoi du décompte. La régularisation de charges, soit le solde entre montant versé par le locataire et les charges effectivement dues, pourra être ajouté ou déduit de la prochaine quittance de loyer.

Enfin, il est utile de savoir que si le locataire quitte le logement avant que la régularisation des charges de l’année ait pu avoir lieu, le propriétaire est en droit de conserver une quote-part limitée à 20% du montant du dépôt de garantie dans l’attente de pouvoir régulariser la situation. Il pourra alors adresser le décompte de charges au locataire en même temps que le solde du dépôt de garantie.