Même si l’assemblée générale de copropriété est animée par le président de séance, c’est à vous, en tant que syndic de copropriété, de veiller à ce qu’elle se déroule dans les meilleures conditions. Nous avons déjà évoqué dans l’article précédent le cadre légal entourant les assemblées générales, la rédaction de l’ordre du jour ainsi que la convocation. Penchons-nous à présent sur le déroulement de cette réunion obligatoire et indispensable à la bonne gestion de toute copropriété. Voici un rappel des quelques règles à respecter pour une assemblée générale en toute sérénité.
L’assemblée générale se déroule le plus souvent dans la commune dont dépend la copropriété. Elle peut se tenir par exemple dans les locaux de la copropriété ou dans ceux du syndic à moins qu’un soit lieu spécifique ne soit précisé dans le règlement de copropriété. Pour rappel, cette information est précisée sur la convocation de l’assemblée générale.
Sont présents à l’assemblée générale de copropriété :
Le président de séance est obligatoirement élu à chaque assemblée générale de copropriété en tout début de séance parmi les personnes présentes. Il arrive souvent que soit désigné le président du conseil syndical, mais ce n’est pas une obligation. Par contre le syndic, même s’il est copropriétaire, ne peut être élu président de séance, tout comme son conjoint ou ses préposés.
Le président de séance occupe un rôle clé dans le bon déroulement de l’assemblée générale de copropriété. C’est en effet lui qui vérifie la feuille de présence et dirige les débats durant la réunion. Il donne lecture des différentes résolutions qui doivent être votées pendant l’assemblée générale et appelle au vote. C’est lui aussi qui interprète les résultats de chaque vote et vérifie si les résolutions sont adoptées ou non en fonction du type de majorité associée (nous le verrons plus bas).
Enfin, le président de séance doit impérativement signer le procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété afin d’assurer la validité.
La feuille de présence doit impérativement être signée en début de séance par tous les participants à l’assemblée générale de copropriété. Il s’agit d’un document officiel, tenu par le syndic, sur laquelle doivent être précisés :
Son rôle est capital. Elle permet de contrôler la régularité des pouvoirs, de comptabiliser les voix recueillies lors des votes et notamment de vérifier pour chaque résolution si la majorité requise est atteinte. C’est aussi sur ce document qu’on enregistre le retard de l’un des participants ainsi que les éventuels départs anticipés avec l’heure précise de l’évènement.
Nous l’avons vu plus haut, la feuille de présence doit être validée par le président de séance ainsi que par le secrétaire. Elle est jointe en annexe au procès-verbal de l’assemblée générale de copropriété avec les pouvoirs.
Tous les copropriétaires présents ou représentés peuvent voter pour chacune des résolutions inscrites à l’ordre du jour. Le nombre de voix d’un copropriétaire est proportionnel à sa quote-part (tantièmes) dans la nature liée à la résolution (charges communes générales, ascenseur…). Un copropriétaire ne peut pas excéder 50% des voix.
Il y a plusieurs types de majorité en fonction des résolutions votées. Les conditions d’application figurent dans la loi n°65-557 du 10 juillet 1965 :
Toute assemblée générale se termine par la signature du procès-verbal réunissant le résultat des votes. Nous verrons cette étape plus en détail dans un prochain article.
Le déroulement d’une assemblée générale de copropriété peut donc s’avérer complexe. Il y a de multiples informations à prendre en compte et à vérifier. Heureusement, il existe des logiciels de gestion des assemblées générales qui permettent très simplement :
C’est donc l’outil incontournable pour vous syndic pour réussir vos assemblées générales en toute simplicité !