L'extranet propriétaire : plus qu'une obligation légale

Les copropriétaires ont souvent tendance à faire des reproches à leur syndic de copropriété avec généralement en tête de leurs doléances un défaut de communication et un manque de transparence dans les informations transmises. Au-delà d’un nouvel outil, l'extranet contribue à la notoriété des syndics. En effet, il offre des possibilités nouvelles pour répondre aux demandes et pallier justement ces problématiques.

Depuis quelques années la loi s’est chargée d’encadrer ces extranets et de leur donner des directives minimales. Il n’en demeure pas moins que la loi ne détermine que les minima, charge aux syndics de satisfaire leurs propriétaires au-delà en leur fournissant un outil encore plus complet.

1/ Le cadre législatif

Depuis le décret n°2019-502 du 23 mai 2019, l’Etat reste attentif au sujet de l’extranet copropriétaires et plus exactement à son contenu, c'est-à-dire les informations et documents dématérialisés qui doivent y être mis à disposition. Ainsi la loi a été actualisée dès que le besoin s’en est fait sentir. En effet, le 7 octobre 2020, ce décret a déjà été modifié. Ce point fait ressortir l’importance pour le syndic de choisir un outil qui soit régulièrement mis à jour et de bien prendre connaissance de ses obligations en tant que professionnel sur ce sujet.

Le décret se compose de plusieurs articles qui chacun établissent une liste minimale des documents à mettre à disposition sur des espaces sécurisés en ligne : 

Article 1 : pour tous les copropriétaires : 

• le règlement de copropriété, 
• l’état descriptif de division, 
• tous les modificatifs publiés, 
• la fiche synthétique de la copropriété, 
• le carnet d’entretien, 
• les diagnostics techniques des parties communes de l'immeuble en cours de validité, 
• les contrats d’assurance de l’immeuble en cours de validité, 
• l’ensemble des contrats et marchés en cours, excepté les contrats des salariés du syndicat, 
• les contrats d’entretien et de maintenance des équipements communs en cours, 
• les procès-verbaux des 3 dernières assemblées générales annuelles ordinaires et extraordinaires si elles ont approuvé des devis de travaux,
• le contrat de syndic en cours.

Article 2 : concerne le propriétaire et ses lots, le tout doit cependant rester pour lui seul : 

•  le compte individuel du propriétaire tel qu’il a été présenté à la dernière assemblée générale et approuvé, 
• pour les 2 derniers exercices comptables clos : le montant payé par le propriétaire des charges courantes du budget prévisionnel et des charges hors budget prévisionnel, 
• Lorsqu’il existe un fond de travaux, le montant de la part du fond de travaux rattachée au lot du copropriétaire tel qu’il a été présenté à la dernière assemblée générale et approuvé.
• Les appels de fonds du copropriétaire des 3 dernières années.

Article 3 : pour le conseil syndical, les documents sont surtout ceux relatifs à la gestion de l’immeuble et ne sont laissés que pour l’exercice de leurs missions d’assistance et de contrôle : 

• les balances générales des comptes du syndicat des copropriétaires, ainsi que le relevé général des charges et produits de l’exercice échu, 
• si concernée les relevés périodiques des comptes bancaires séparés ouverts au nom du syndicat des copropriétaires, 
• les assignations en justice délivrées au nom du syndicat des copropriétaires concernant les procédures judiciaires en cours et les décisions de justice pouvant encore être rouvertes,
• la liste de tous les copropriétaires respectant la RGPD, 
• la carte professionnelle du syndic, son attestation d’assurance responsabilité civile professionnelle et son attestation de garantie financière en cours de validité.

Article 4 : Dates de début d’application : 

• Depuis le 1er juillet 2020, les appels de fonds de l’article 2, 
• Dès le 1er juillet 2020 pour tout le reste.

2/ Pourquoi et comment aller plus loin?

• Documents : facilité d’accès et plus

L’Etat donne ainsi le cadre des minima à mettre à disposition des copropriétaires sans toutefois indiquer comment cela doit être fait. C’est là qu’intervient l’extranet copropriétaire, outil privilégié du syndic pour mettre à disposition ces informations. 

Prenons un exemple concret qui nous servira de fil rouge tout au long de cet article : l’extranet copropriétaire Gérer-ma-Copro. 

Cette solution a pris le parti de faciliter aux copropriétaires l’accès à toutes ces informations. Pour répondre aux obligations de l’article 1 pour commencer, cet extranet permet la diffusion des documents à tous les copropriétaires sans limite de durée ce qui permet de pouvoir laisser à disposition, par exemple, non seulement les 3 derniers PV obligatoires mais également de laisser tous les anciens procès verbaux pour que chacun puisse y accéder facilement. L’espace a été pensé pour que chacun puisse accéder à ses documents en toute simplicité. Ainsi les copropriétaires peuvent utiliser une recherche par titre, sélectionner les classeurs et dossiers dans lesquels sont triés les documents par ordre chronologique ou consulter tous les documents par ordre chronologique. Dans tous les dossiers le syndic peut déposer et publier les documents qu’il souhaite. Il lui est ainsi possible de répondre aux obligations légales tout en laissant libre court à ses besoins en partageant tous les documents souhaités.

Le copropriétaire, au regard de l’article 2, possède un dossier privé dans lequel il peut retrouver tous les documents qui lui ont été envoyés par courrier sur l’extranet ou même ceux que son syndic a publiés à son seul bénéfice. Si le courrier envoyé se compose de plusieurs documents, le propriétaire a accès aux différents documents par le biais d’un menu dans lequel il peut facilement naviguer. Ainsi, il n’est pas obligé de consulter une convocation entière pour retrouver son décompte de charge. Cette facilité de navigation est reprise dans tous les documents de l’interface.

Le conseil syndical dispose également de documents qui lui sont exclusivement réservés. En plus des documents obligatoires, le syndic peut déposer des documents et choisir de le publier exclusivement dans l’extranet de son Conseil Syndical. L’éditeur de la solution propose également de publier des documents concernant tous les conseils syndicaux de toutes ses copropriétés dans une gestion documentaire spécifique.

• L’extranet au-delà des documents

Selon les obligations légales, il est nécessaire de laisser aux copropriétaires des documents à disposition un certain temps. Mais pourquoi se contenter de laisser les informations juste un petit nombre d’années ? L’extranet Gérer-ma-Copro permet de laisser tous les documents souhaités indéfiniment afin que tous les copropriétaires ou conseillers syndicaux puissent y accéder de nouveau dès qu’ils en ont besoin.

Cet extranet a également été conçu pour permettre une transparence plus importante et devenir un réel outil de communication à part entière pour le syndic. En effet, au-delà des obligations légales, on peut y retrouver toutes les communications écrites échangées entre le syndic et ses copropriétaires : messages envoyés justement via cet extranet, emails envoyés aux copropriétaires, courriers divers… L’extranet propose également la publication de “News” qui permettent d’informer simultanément tous les copropriétaires d’une même copropriété des dernières actualités de celle-ci.

Gérer-ma-Copro permet en plus une visualisation des informations comptables de la copropriété. Que l’on soit simple copropriétaire ou membre du conseil syndical, il est possible de garder un œil sur les soldes propriétaires, sur les budgets et dépenses ainsi que sur le solde de la banque. La plateforme permet une mise à disposition du conseil syndical des dépenses détaillées avec factures justificatives ce qui offre la possibilité aux membres du CS de vérifier les comptes à distance et en temps réel. Pour ces conseillers syndicaux, il est également possible d’accéder aux relevés de banque au jour le jour pour vérifier la bonne tenue des comptes.  

L’extranet permet enfin à chacun d’accéder à ses données personnelles pour pouvoir les mettre à jour. De la même façon, chaque copropriétaire à la possibilité de gérer directement sur son extranet son abonnement aux solutions de courriers électroniques ou de gestion du paiement des appels de fonds par prélèvements.

Il est donc important de tenir compte des obligations légales dictées par la loi mais rien n'empêche au syndic d’aller au-delà en mettant à disposition des informations plus complètes ou bien même de devancer la loi en permettant un usage et une transparence plus importante. Avantage que le syndic peut tout à fait mettre en avant comme gage de son professionnalisme et de la bonne gestion de ses dossiers. Les nouveaux outils, comme l’extranet copropriétaires Gérer-ma-Copro, permettent également au syndic de gagner du temps et de communiquer plus efficacement.