Syndic de copropriétés : gagnez en notoriété en facilitant la communication avec vos copropriétaires

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De nombreux outils apparaissent sur le marché pour permettre aux habitants de communiquer plus directement, entre eux, mais également avec leur gestionnaire. Si ces outils présentent un réel avantage pour les résidents, ils peuvent également s’avérer être un atout pour vous, en tant que syndic de copropriétés.

On distingue deux types de plateforme :

  • Les applications de services et de communication entre voisins
  • L’extranet qui permet de faciliter la communication entre le copropriétaire et son syndic

Nous nous attarderons ici essentiellement sur le second type de plateforme : la communication facilitée entre le syndic et les copropriétaires.

Qu’est-ce qu’un extranet copropriétaire ?

Il s’agit d’une plateforme en ligne sur laquelle le propriétaire d’un bien en copropriété gérée par un syndic peut se connecter afin de consulter différentes informations :

  • Ses informations
  • Son historique comptable
  • Sa messagerie
  • Sa boîte aux lettres (où sont répertoriés courriers postaux et électroniques)
  • Les informations de la copropriété et les documents associés
  • Les comptes de la copropriété

Pourquoi proposer une telle plateforme ?

La première raison, et non des moindres : cette dernière est rendue obligatoire par la loi ALUR, et ce depuis le 1er janvier 2015.

Mais, si l’on creuse davantage, on peut également voir cet outil comme un levier efficace dans la valorisation de votre image de marque et la fidélisation de vos clients.

Valoriser et dynamiser son image de marque

Si plusieurs solutions existent sur le marché, toutes ne se valent pas. En effet, certaines proposent des fonctionnalités innovantes répondant davantage aux besoins des copropriétaires, mais également aux vôtres.

Dans une ère où le numérique est nettement ancré dans notre quotidien, les internautes sont avides de simplicité et de rapidité. C’est donc tout naturellement que s’ils désirent communiquer, ils veulent que ce soit simplement et rapidement (aussi bien l’envoi du message, que la réponse à celui-ci). Grâce à l’extranet, vous bénéficiez d’une messagerie intégrée sur laquelle vous pouvez retrouver, d’un simple clic, tous les messages non traités de vos clients, et ainsi leur répondre au mieux. Cela vous permet également de ne plus vous éparpiller sur diverses boîtes mails et donc de gagner du temps. En effet, certains extranets, outre leur messagerie intégrée, proposent de regrouper tous vos mails sur la plateforme.

Depuis l’extranet, les copropriétaires doivent pouvoir accéder à leur historique bancaire. Sur ce point aussi on peut noter des différences notoires entre les solutions : si certaines se contentent de mettre à jour de façon régulière un fichier contenant ces informations, d’autres proposent de les consulter en temps réel directement depuis la plateforme. Une technologie innovante qui permet à vos clients (et vous-même) de consulter des informations à jour continuellement.

De plus, à une époque où les internautes passent en moyenne 2h30 sur leur smartphone chaque jour, vous pouvez afficher une plus-value en proposant un extranet qui dispose d’une application mobile. Ils pourront ainsi accéder à leurs informations et celles de la copropriété à n’importe quel moment de la journée et depuis n’importe quel support (PC, Mac, tablettes et smartphones).

En étant à l’origine de la mise en service d’une solution innovante et efficace auprès de vos clients, vous apparaitrez vous-même comme une personne dynamique et innovante. Mais il ne faut pas s’arrêter à cette étape-là. En effet, découvrez comment vous pouvez fidéliser vos clients avec la solution que vous aurez mis en place.

Fidéliser vos clients

Vous ne devez pas considérer que le sujet est traité une fois que la plateforme est accessible par vos copropriétaires. En effet, en les accompagnant dans l’utilisation de la solution, vous les fidélisez et évitez de susciter en eux l’envie d’aller voir chez la concurrence. En effet, l’être humain est par nature réfractaire aux changements. Aussi, si vous les habituez à un outil de qualité, vous mettez toutes les chances de votre côté pour que les copropriétaires renouvellent votre contrat de gestion.

Certains extranets proposent des tutoriels à destination des propriétaires afin de faciliter leur prise en main de l’outil, ce qui vous permet de gagner du temps tout en permettant à vos clients de se familiariser avec la solution que vous aurez mis en place.

 

L’extranet Gérer-ma-Copro (également disponible en application mobile) vous permet de proposer une solution innovante et intuitive à vos clients, sur laquelle ils accèdent à leurs données en temps réel. Fort d’une messagerie intégrée complète, vous communiquez avec eux simplement et rapidement, en centralisant tous vos messages extranet et vos mails, optimisant ainsi au maximum votre temps.

 

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