Syndic en ligne : un gestionnaire plus réactif et plus transparent

Tous les secteurs d’activité ont connu de réels changements avec l’apparition des nouvelles technologies. Le secteur de l’immobilier au sens large et plus précisément celui de la gestion de copropriété n’a pas échappé à la règle. De toutes nouvelles formules sont alors apparues chez les syndics de copropriété. Ces derniers ont tout de suite saisi l’opportunité de mettre à profit ces outils innovants pour améliorer l’accessibilité à leurs données, se montrer plus transparents dans leur gestion et plus réactifs face aux demandes des copropriétaires. Tachons d’en savoir plus sur ces « nouveaux » syndics, appelés « syndics en ligne ». Quel est leur mode de fonctionnement ? Quels sont les outils qu’ils utilisent ? Quelles sont les limites qu’ils ne doivent pas franchir pour rester crédibles dans leur mission de gestionnaire de copropriété ?

1. Qu'est-ce qu'un syndic en ligne ? 

Pour faire simple, disons qu’un syndic en ligne est un syndic de copropriété qui a recours aux nouvelles technologies de l’information et de la communication pour mener à bien sa mission. Son rôle et ses responsabilités sont cependant les mêmes que n’importe quel gestionnaire de copropriété :

• Gestion comptable et financière de la copropriété,
• Entretien de la copropriété (travaux, réparations courantes…),
• Gestion des fournisseurs et du personnel,
• Convocation de l’assemblée générale,
• Etc.

Le plus du syndic en ligne est qu’il va utiliser certains outils et applications pour l’accompagner dans ses tâches quotidiennes. L’intérêt de ce nouveau mode de gestion est de gagner en efficacité pour être plus présent sur le terrain et plus réactif dans le traitement des demandes de ses copropriétaires.

Ce profil de gestionnaire de copropriété s’est développé de façon marquée ces dernières années notamment avec le développement de solutions de gestion de copropriété dites « en ligne » ou « en full web ».

2. Une meilleure accessibilité : le logiciel syndic en ligne

L’indispensable de tout syndic en ligne est une solution de gestion de copropriété accessible via internet. Pas un simple logiciel de comptabilité de copropriété non, une véritable plateforme qui va regrouper sur un espace en ligne l’intégralité des outils que le gestionnaire de copropriété va être amené à utiliser au quotidien : la comptabilité, la gestion des interventions, la gestion électronique de documents (GED)…

L’intérêt de ce type de solutions est de permettre au syndic d’accéder à la gestion de ses copropriétés 24h/24 et 7j/7, depuis n’importe où. En effet, il peut se connecter à sa plateforme depuis tout poste informatique relié à internet. Une solution syndic en mode full web va donc parfaitement répondre aux besoins de mobilité du syndic en ligne.

Ces solutions sont généralement accompagnées d’applications mobiles qui vont aussi faciliter l’accès aux données en itinérance, sur le terrain, lorsque le syndic est en visite dans les copropriétés. Connecté à son espace en ligne, il pourra consulter en temps réel l’historique d’un copropriétaire qui l’interroge sur son compte, par exemple, ou encore envoyer un message à tous les copropriétaires pour leur signaler sa présence.

Si le syndic en ligne a recours à des outils innovants pour accéder facilement à ses données il permet également à ses copropriétaires de bénéficier des avantages de ces avancées technologiques.

3. Une plus grande transparence : l’extranet copropriétaires.

L’extranet copropriétaires est un espace privé et sécurisé que le syndic doit mettre à disposition de chacun de ses copropriétaires. Si la loi ALUR a rendu cette interface obligatoire depuis le 1er janvier 2015 c’est pourtant pour le syndic en ligne une opportunité plus qu’une obligation légale. En effet l’extranet va intervenir comme un véritable canal de communication entre le syndic et les copropriétés.

Certains éditeurs proposent ainsi des solutions d’extranet vraiment innovantes, permettant au copropriétaire d’interagir en direct avec son syndic pour par exemple signaler un incident et demander l’intervention d’un prestataire. Les échanges sont alors dématérialisés et archivés dans la plateforme.

L’extranet est également une fenêtre ouverte sur la copropriété. Le syndic en ligne valorise alors la transparence de sa gestion en donnant aux copropriétaires un accès à la comptabilité de la copropriété en temps réel ainsi qu’à leurs propres documents et historique comptable.

Le copropriétaire pourra aussi y retrouver des services pratiques comme la possibilité de gérer les prélèvements de ses appels de fonds ou encore d’opter pour une réception de ses courriers par voie électronique.

Attention cependant aux dérives… Si ces nouvelles applications permettent au syndic en ligne de communiquer plus efficacement avec ses copropriétaires, elles ne doivent en aucun cas se substituer à lui dans son rôle auprès de la copropriété. 

4. Syndic en ligne mais pas syndic virtuel

Si le syndic en ligne utilise les technologies du web pour l’appuyer dans son quotidien, il ne doit en aucun cas les utiliser pour le remplacer là où sa présence est requise par la loi. Un gestionnaire de copropriété à des responsabilités que le recours aux nouvelles technologies ne doit pas permettre de contourner.

Le but premier des solutions de nouvelle génération est de rapprocher le gestionnaire de ses copropriétés et non de l’en éloigner. Ainsi même s’il peut communiquer en temps réel avec ses copropriétaires, cela ne le dispense pas de visites régulières qui lui permettront d’évaluer l’ampleur des travaux à réaliser par exemple ou encore tout simplement pour aller au contact de ses clients.

Il en est de même pendant l’assemblée générale. Le syndic de copropriété doit être présent pour exercer son devoir de conseil. Si certains dysfonctionnements ont lieu durant l’AG et que le gestionnaire n’est pas présent il pourra se voir opposer un manquement à son devoir.

L’intérêt n’est donc pas ici de tendre vers une virtualisation de l’activité de syndic mais bien au contraire de dégager du temps au gestionnaire de copropriété pour être plus présent sur le terrain.

Un syndic en ligne est donc un syndic plutôt connecté, qui avance avec son temps et suit de très près les innovations technologiques que connaît son secteur d’activité. Il utilise des outils et applications qui lui permettent de gagner du temps et de communiquer plus efficacement avec ses copropriétés. Il faudra être vigilant toutefois à ne pas détourner ces outils de leur utilité première afin que le syndic, même en ligne, conserve la notion de proximité indispensable à sa mission.