Syndic et ADB : externalisez pour démarrer en toute sérénité

De plus en plus de professionnels ont aujourd’hui recours à l’externalisation d’une partie de leur activité pour répondre à des contraintes de rentabilité ou à des objectifs de croissance. Dans le secteur de l’immobilier, la question se pose également, que ce soit pour accompagner un démarrage d’activité ou face à des difficultés de recrutement par exemple. Qu’est ce que l’externalisation? Comment peut-on l’appliquer aux métiers de l’immobilier? Quels sont les avantages et les risques de cette pratique. Décryptage.

1/ Le succès croissant de l’externalisation

L’externalisation, c’est quoi? 

Externaliser c’est déléguer tout ou partie de son activité à un autre prestataire en dehors de l’entreprise. Il existe différents types d’externalisation qui dépendent du pays d’origine du partenaire extérieur (onshore, nearshore, offshore). 

Dans le secteur de l’immobilier, la tendance actuelle est à l’externalisation de certaines missions spécifiques comme les états des lieux, le démarchage commercial ou encore, plus régulièrement, la gestion administrative et comptable. Il est alors important que le prestataire soit basé dans le même pays afin d’être en mesure d'appréhender la législation propre aux métiers du syndic ou de la gestion locative par exemple.

Pourquoi externaliser ?

L’externalisation a de nombreux avantages à la fois stratégiques, économiques et organisationnels. Elle permet à l’agence :

• d’être plus performante, de pouvoir se développer plus rapidement. Par exemple une agence dont les collaborateurs sont débordés peut avoir recours à l’externalisation pour pouvoir absorber plus de mandats, 
• de bénéficier de compétences dont elle ne dispose pas en interne. Ainsi, confier ses lots de gestion locative en nourrice à une autre agence est une forme d’externalisation qui permet à l’agence de bénéficier de la carte professionnelle et des compétences d’un autre prestataire,
• de pouvoir utiliser des ressources à la hauteur de ses besoins, et donc de mieux maîtriser ses coûts. Plutôt que de recruter un comptable qui ne gérera que quelques copropriétés au départ, certains cabinets externalisent la gestion de leur comptabilité syndic et ne paient alors qu’en fonction du nombre de lots qu’ils gèrent. 
• d’optimiser son organisation en interne. En effet, l’agence peut choisir d’externaliser certaines tâches pour se concentrer sur celles à plus forte ajoutée c’est le cas notamment quand certains cabinets passent par un prestataire extérieur pour la gestion de leurs envois de courriers ou de leur prospection téléphonique. 

2/ Externaliser pour mieux démarrer

Une agence qui souhaite démarrer une activité de gestion locative pour s’assurer un revenu récurrent, peut parfois être freinée dans son élan par l’investissement et les difficultés potentielles que peuvent représenter l’embauche d’un salarié supplémentaire pour prendre en charge le développement de ce service. Surtout lorsque l’on sait qu’au départ, l'activité ne sera pas rentable et que donc ce collaborateur risque d’être sous employé, et c’est sans compter le temps passé et les éventuelles difficultés rencontrées lors de son recrutement.

Avoir recours à l’externalisation d’une partie de l’activité, généralement les missions administratives et comptables, va permettre alors d’accompagner l’agence qui démarre en lui fournissant du personnel qualifié et formé au métiers, à hauteur de ses besoins. Inutile de prendre en charge le recrutement ou la gestion des ressources humaines (paie, congés …), les prestataires de services spécialisés proposent généralement des formules dont le tarif va dépendre de l’ampleur des missions prises en charge mais surtout du volume d’activité (nombre de biens en gestion locative, nombre de lots en syndic).

Ainsi l’agence qui externalise peut maîtriser plus facilement ses charges, et ce qui lui permet de limiter la prise de risque financier. A noter également que dans la plupart des cas, les prestataires de service qui proposent un accompagnement au niveau de la comptabilité fournissent également le logiciel syndic ou le logiciel de gestion locative, c’est donc également une opportunité pour le cabinet de s’équiper à moindre coût et sans multiplier les interlocuteurs.

Enfin, lancer une agence en externalisant une partie des missions offre la possibilité d’être entouré à chaque étape du processus. Cela permet de bénéficier des conseils et recommandations d’une équipe expérimentée. Mais cela offre également la possibilité de se dégager du temps pour la prospection notamment, qui demande beaucoup d’énergie surtout en phase de démarrage.

3/ Peut-on tout externaliser ?

Nous l’avons vu, l’externalisation présente de nombreux avantages, notamment pour les agences qui démarrent ou font face à des problématiques de recrutement ou de gestion du personnel. Mais il y a également des limites à ce modèle. En effet, on ne peut pas confier tout et n’importe quoi à un prestataire extérieur à l’agence.

Les responsabilités du professionnel de l’immobilier

Un professionnel de l’immobilier à des obligations particulières, vis-à-vis de la loi mais aussi de ses mandants. Par exemple, le syndic de copropriété doit, entre autres, assurer l’entretien de l’immeuble et veiller à ce que les décisions prises en assemblée générale soient respectées. Il faut ainsi se méfier des formules qui proposent au syndic d’externaliser les missions de terrain et ainsi de pouvoir gérer ses copropriétés sans se déplacer. En effet, le métier de syndic est avant tout un métier de terrain.

De la même manière, il est de la responsabilité du professionnel en gestion locative d’encaisser les loyers et de procéder au paiement des factures pour le compte des propriétaires bailleurs. Dans ce cadre, il semble délicat de confier la gestion de la facturation fournisseurs à un autre prestataire.

Pour une externalisation efficace et qui respecte le cadre légal, il est important d’être vigilant et d’identifier les missions qui ne viennent pas à l’encontre des responsabilités du professionnel. Pour cela, il est important que ce dernier puisse garder la main sur sa gestion. 

Garder la maîtrise de son activité

Une externalisation réussie est avant tout une externalisation maîtrisée. Pouvoir déléguer certaines tâches à un prestataire extérieur à l’agence est un réel atout, mais il faut que le professionnel puisse garder la main sur les éléments importants. Il doit ainsi conserver le relationnel avec ses clients, qu’ils soient propriétaires ou locataires, mais aussi avec les fournisseurs qui gravitent autour des biens qu’il gère. Il doit également prendre les décisions, qu’elles soient bancaires ou organisationnelles , signer les contrats et documents importants et avoir une complète maîtrise de ses dossiers. Le logiciel syndic ou logiciel de gestion locative joue ici un rôle important puisqu’il va permettre aux différents acteurs d’accéder aux informations des dossiers et d'être informé en temps réel de leur évolution. 

Mais il est aussi primordial d’analyser consciencieusement la formule proposée par le prestataire de service avant de s’engager. L’entreprise devra être solide financièrement pour offrir une certaine pérennité et mettre en avant de manière précise les tâches qu’elle prend en charge et les responsabilités de chacun. 

L’externalisation d’une partie des missions est de plus en plus utilisée par les entreprises en général et les agences immobilières en particulier. Certains directeurs d'agences font le choix de confier une partie de la gestion comptable de leur portefeuille à un prestataire extérieur pour gagner en efficacité ou encore pallier des problèmes de personnel. C’est un mode de fonctionnement qui a fait ses preuves mais sur lequel il faut tout de même être prudent. Le prestataire doit être sélectionné avec attention et ses missions ne doivent pas interférer avec le rôle du professionnel de l’immobilier, dont certaines obligations ne peuvent pas être déléguées.