L'importance du rapprochement bancaire en gestion de copropriété

Dans le cadre de sa mission, le syndic est responsable de la gestion comptable et financière des copropriétés qu’il gère. Il doit être en mesure de produire une comptabilité claire et conforme aux exigences de la législation en vigueur. Pour cela, il lui est impératif de contrôler la cohérence des comptes comptables et bancaires : c’est le rapprochement bancaire. 

1. Définition et intérêt

Le rapprochement bancaire est avant tout un moyen de contrôle pour le syndic. Il va permettre de croiser les lignes enregistrées dans la balance comptable avec celles du compte bancaire de la copropriété ainsi que la cohérence des dates d’opérations. À l’issue de cette vérification, le syndic de copropriété va produire un document qui s’appelle un état de rapprochement bancaire et qui va permettre de pointer par exemple des chèques émis, mais non encore débités en banque, ou de mettre en avant d’éventuelles erreurs de saisie comptable. 

Ce moyen de contrôle est l’une des raisons justifiant l’intérêt, en plus de l’exigence de la loi bien entendu, que chacune des copropriétés gérées aie un compte bancaire séparé. Le rapprochement bancaire doit être fait régulièrement pour permettre un contrôle des comptes en continu. Mais comment le syndic de copropriété doit-il procéder ?

2. Mise en œuvre 

Plusieurs méthodes peuvent être employées par le syndic pour effectuer ce contrôle, il peut tout d’abord procéder “à la main” en pointant :

• soit sûr des documents papier. Dans ce cas, il lui faudra d’une part le relevé de banque de la copropriété et d’autre part le grand livre ou la balance des comptes. 
• soit sur les données enregistrées sur son logiciel syndic. C’est la méthode employée par la plupart des syndics professionnels. Ils vont dans ce cas croiser les données enregistrées en comptabilité sur le logiciel avec le relevé bancaire sous format papier ou dématérialisé.

Une autre méthode bien plus rapide est apparue il y a quelques années et permet au syndic de copropriété de pouvoir effectuer ses rapprochements bancaires de manière automatisée directement depuis son logiciel syndic. Cette méthode n’est pas encore proposée par tous les éditeurs de solutions à destination des syndics de copropriété et nécessite au préalable la mise en place d’une connexion avec la banque dans laquelle sont détenus les comptes bancaires des copropriétés : c’est l’échange de données informatisées bancaires (EDI). 

3. Echange de données informatisées bancaires et EBICS

Certains logiciels syndic en effet favorisent l’échange de données informatisées (EDI) avec les comptes bancaires des copropriétés. La méthode utilisée est le protocole EBICS ou Electronic Banking Internet Communication Standard. Il s’agit d’une méthode sécurisée permettant l’échange d’informations entre les établissements bancaires et les entreprises ou agences immobilières. On va donc ouvrir un canal de communication qui va permettre de faire transiter des données dans les deux sens : 

• du logiciel vers la banque : pour une transmission plus rapide des fichiers d’ordre d’opérations bancaires (virements et prélèvements),
• de la banque vers le logiciel : pour enregistrer les virements entrants, les opérations rejetées ou ce qui nous intéresse aujourd’hui, les lignes du compte bancaire.

Cette méthode va ainsi offrir la possibilité de rapprocher au fur et à mesure les écritures comptables enregistrées dans le logiciel avec les opérations bancaires dès que celles-ci apparaîtront sur le compte bancaire. Ne restera plus au syndic qu’à traiter manuellement les lignes qui n’auront pas pu être rapprochées automatiquement.

Les avantages d’EBICS sont nombreux, nous aurons l’occasion de les détailler dans un article plus particulièrement consacré à ce protocole. À noter qu’il s’agit d’un système standardisé, existant dans toutes les banques et dans plusieurs pays d’Europe.

4. Une gestion sans faille : le contrôle des comptes du syndic

Le syndic doit rendre compte de la bonne tenue comptable et financière de la copropriété auprès de plusieurs entités : 

• auprès du conseil syndical de l’immeuble qu’il gère. Il s’agit de l’une des tâches principales de ses membres, élus pour une durée maximale de 3 ans. En effet, le conseil syndical doit exercer un contrôle sur la comptabilité, la gestion du budget, la répartition des dépenses, les contrats souscrits auprès de prestataires. Il doit ensuite à son tour en informer les autres membres de la copropriété. 
• auprès de l’ensemble du syndicat des copropriétaires de l’immeuble qui doit approuver la gestion du syndic à la majorité lors de l’assemblée générale des copropriétaires. À ce titre, le syndic doit faire preuve d’une transparence absolue et communiquer aux copropriétaires toutes les informations et les documents dont ils pourraient avoir besoin, notamment via l’extranet copropriétaires.
• auprès de la caisse de garantie qui est amenée à contrôler régulièrement la comptabilité du syndic de copropriété afin de vérifier s’il ne détient pas plus de fonds que ce qui est couvert par son contrat. Pour rappel, la souscription d’un contrat auprès d'une caisse de garantie est l’une des conditions obligatoires pour l’obtention de la carte professionnelle permettant au syndic d’exercer. 

Le rapprochement bancaire est donc un moyen incontournable pour le syndic de copropriété afin de contrôler l’exactitude de sa comptabilité et de remplir sa mission vis-à-vis des copropriétés qu’il gère, mais aussi vis-à-vis de la loi. À suivre prochainement, une série d’articles abordant d’autres aspects de la gestion bancaire pour les syndics et administrateurs de biens.