Quels sont les rôles et les missions du conseil syndical ?

Le conseil syndical est une entité incontournable dans la gestion d’une copropriété. Composé de membres élus parmi le syndicat des copropriétaires, il a un rôle principalement d’assistance, consultatif et de contrôle vis-à-vis du syndic pour lequel il représente un véritable appui dans la gestion de la copropriété.

1. Composition et fonctionnement du conseil syndical

Les membres du conseil syndical sont élus pour une durée maximale de trois ans parmi les copropriétaires, lors de l'assemblée générale de la copropriété. Ils peuvent se représenter autant de fois qu’ils le souhaitent pour être réélus. Le vote se fait à la majorité des voix de tous les copropriétaires (article 25). L’assemblée générale peut décider de se passer de conseil syndical en le votant à la double majorité de l’article 26, sinon l’élection du conseil syndical est obligatoire.

Pour proposer sa candidature il faut être copropriétaire, marié ou pacsé à un copropriétaire, représentant légal d’un copropriétaire, usufruitier ou acquéreur à terme d’un lot dans la copropriété. Toutefois, il est interdit au syndic professionnel et à son entourage ainsi qu’aux collaborateurs du syndic d’être membre du conseil syndical et ce même s’ils sont propriétaires dans l’immeuble. Le président du conseil syndical est ensuite désigné parmi les membres à la majorité ou selon les règles fixées par le règlement de la copropriété.

Les membres du conseil syndical ne sont pas rémunérés. Toutefois ils peuvent être amenés à engager des frais de fonctionnement dans le cadre de leur mission auprès de la copropriété : rédaction et envoi de courriers notamment au syndic, frais de déplacements, consultation d’un expert… Ces frais, remboursés sur justificatif, entrent dans le budget prévisionnel à titre de dépenses d’administration.

À noter que les membres du conseil syndical peuvent démissionner en cours de mandat en transmettant une lettre recommandée au syndic ou qu’ils peuvent être révoqués par l’assemblée générale.

Les règles de fonctionnement du conseil syndical ainsi que le détail de ses missions sont généralement définies soit par un vote de l’assemblée générale soit par le règlement de copropriété. Passons tout de même en revue ses principales prérogatives.

2. Missions du conseil syndical

Les membres du conseil syndical sont désignés par la copropriété pour assurer différentes missions auprès du syndic qui gère la copropriété mais aussi vis-à-vis du syndicat des copropriétaires.

Une mission d’assistance

Le conseil syndical assiste le syndic dans sa gestion notamment lorsqu’il s’agit de préparer l’ordre du jour de l’assemblée générale ou encore de sélectionner les prestataires qui vont intervenir dans la copropriété pour d’éventuels travaux. Le conseil syndical prend également part aux côtés du syndic à l’élaboration du budget prévisionnel.

Une mission consultative

Le conseil syndical peut être consulté par l’assemblée générale ou le syndic à propos de toutes les questions relatives à la gestion de la copropriété. Il peut également donner son avis sans y être invité quand il le juge nécessaire. Le conseil syndical doit par contre être obligatoirement consulté dans le cadre de la mise en concurrence de prestataires si le coût du contrat dépasse celui voté en assemblée générale.

Une mission de contrôle

Le conseil syndical doit rendre compte de sa mission chaque année en présentant un compte rendu pendant l’assemblée générale. En plus de son rôle consultatif et d’assistance, il est aussi en charge du contrôle de la gestion du syndic. Il vérifie ainsi :

• la comptabilité du syndicat,
• la répartition des dépenses,
• la gestion des contrats,
• le budget prévisionnel.

Pour cela, il doit avoir accès à toute les informations concernant ces dossiers (documents, échanges de mails ou de courriers…). Le syndic est dans l’obligation de présenter ces pièces justificatives et s’expose à des pénalités de retard qui seront déduites de ses honoraires s’il ne transmet pas les informations dans les temps.

3. Pouvoirs et responsabilités

Malgré l’importance de son rôle et de ses missions, le conseil syndical n’a aucun pouvoir de décision ou de gestion. Toutefois, il dispose de plusieurs prérogatives dans le cadre de l’exercice de ses fonctions :

• Il peut convoquer l’assemblée générale et décider des points qu’il souhaite aborder à l’ordre du jour. Si l’assemblée générale n’est pas convoquée par le syndic en temps et en heure c’est le président du conseil syndical qui peut s’en charger lui-même,
• Il peut demander l’accès à toute information ou tout document nécessaire à l’exécution de sa mission notamment auprès du syndic,
• Il peut, sauf avis contraire de l’assemblée générale, mettre en concurrence plusieurs contrats de syndics tous les trois ans et les soumettre à la copropriété avant l’assemblée générale appelée à se prononcer sur la désignation du syndic.

Côté responsabilités, le conseil syndical n’ayant pas la personnalité morale, sa responsabilité ne peut pas être engagée en cas de faute. Par contre, chacun des membres du conseil syndical peut voir sa responsabilité personnelle engagée dans l'exécution de sa mission, par exemple pour défaut de contrôle de la gestion du syndic, dépenses illégales, entente frauduleuse avec le syndic ou un prestataire…Il est donc recommandé à chacun des membres de souscrire une assurance responsabilité civile individuelle.

4. Un intermédiaire entre copropriété et syndic

Le conseil syndical représente l’assemblée générale des copropriétaires et défend les intérêts de la copropriété. Il est aussi un intermédiaire entre le syndicat des copropriétaires et le syndic qui gère la copropriété. Son rôle est donc capital auprès des autres copropriétaires car ces derniers viennent à lui pour signaler un incident ou suggérer une idée. Le conseil syndical fera ensuite état de ces points précis au syndic.

Le conseil syndical est donc garant du lien entre les copropriétaires et le syndic mais pas seulement. Il se positionne aussi comme un interlocuteur privilégié auprès du syndic. Cela est d’autant plus vrai s’il s’agit d’un syndic professionnel. Ne résidant pas dans la copropriété et prenant généralement en charge la gestion de plusieurs immeubles, le syndic professionnel ne peut pas être à plusieurs endroits à la fois. C’est alors aux membres du conseil syndical qui vivent au quotidien sur place d’informer le syndic sur les événements ayant lieu au sein de la copropriété, sur les problématiques particulières que peut rencontrer l’immeuble etc.

D’autre part les membres du conseil syndical peuvent également être une aide précieuse pour le syndic dans sa mission notamment pour tout ce qui est lié à l’entretien de la copropriété ou à d’éventuels travaux. Ils peuvent par exemple être force de proposition dans la sélection d’un prestataire.

Le conseil syndical a un donc un rôle clé dans la gestion de la copropriété. Il assure une mission de contrôle et d’assistance auprès du syndic et se positionne comme un intermédiaire entre ce dernier et la copropriété. Le syndic peut compter sur sa participation et doit faire preuve d’une transparence totale à son égard pour mettre en place un relationnel sain et serein avec ses copropriétés.