Tout savoir sur l'audit de la caisse de garantie

le 4 avr. 2023 09:55:00

La garantie financière est un dispositif indispensable à l’exercice des professions d’agent immobilier, de syndic de copropriété ou d’administrateur de biens et qui vise à protéger les intérêts de leurs clients en couvrant leurs fonds. Mais comment fonctionne réellement la garantie financière ? Pourquoi est-elle obligatoire ? Les organismes qui délivrent cette garantie sont amenés à pratiquer régulièrement des audits. Nous verrons également comment préparer au mieux ce contrôle en amont, notamment en utilisant un logiciel de gestion immobilière.

1. La garantie financière

Qu’est-ce que c’est ?

La garantie financière est un dispositif qui a été mis en place par la loi Hoguet de 1970 réglementant les conditions d’exercice des activités immobilières. Il s’agit en réalité pour le professionnel de l’immobilier de souscrire à une assurance auprès d’un organisme de crédit qui se porte garant. Cette assurance a pour but de couvrir les fonds des clients que va détenir le professionnel de l'immobilier dans le cadre de son activité : transaction immobilière, gestion locative, syndic de copropriété. Ainsi, les acheteurs, locataires, propriétaires ou copropriétaires pourront voir leurs fonds restitués en cas de défaillance du professionnel. Ces fonds peuvent être constitués d’acomptes sur une vente, de provisions de charges de copropriété ou encore de loyers encaissés…

 

Pourquoi est-ce obligatoire ?

Souscrire à une garantie financière est une des conditions nécessaires à l’obtention ainsi qu’au renouvellement de la carte professionnelle permettant d’exercer une activité immobilière. 

Le montant de la garantie doit être égale aux sommes que le professionnel est susceptible de détenir à tout moment de l’année. La garantie financière doit obligatoirement être supérieure à 30 000€ durant les deux premières années d’exercice puis à 110 000€ au-delà de cette période.

Plusieurs types d’organismes peuvent se porter garants : compagnies d’assurance, établissements de crédit, sociétés de financement ou encore Caisse des dépôts. Communément appelés “Caisse de Garantie” ils sont amenés à pratiquer régulièrement des contrôles de manière à vérifier si les conditions établies par le contrat sont respectées.  

 

2. Audit de caisse de garantie : préparation et points de contrôles

Les audits de la caisse de garantie sont réguliers. Ils permettent à l’organisme qui se porte garant pour le professionnel de l’immobilier d’évaluer si celui-ci présente une gestion rigoureuse de ses dossiers et ce à chaque étape du développement de son activité. L’organisme va alors procéder à un diagnostic complet, généralement chaque année, de la gestion des fonds qui transitent par le professionnel. 

Les points de contrôle 

La caisse de garantie va notamment contrôler les points suivants : 

  • Vérifier si les fonds mandants sont bien représentés : en contrôlant les éventuelles erreurs de gestion, si les honoraires perçus sont conformes, si des comptes sont débiteurs et pourquoi. La caisse de garantie va globalement vérifier si des fonds n’ont pas pu être détournés.
  • Valider si les garanties financières accordées sont cohérentes avec la situation de l’agence ou du cabinet : le montant des fonds détenus doit être inférieur à la garantie souscrite et adaptée au type d’activité exercé par l’agence (transaction, gestion, syndic).

Pour une bonne préparation

Afin que l’audit se déroule sans encombre, il est important que le professionnel de l’immobilier soit régulier dans ses traitements ce qui permettra de détecter tout de suite une éventuelle anomalie et de pouvoir la corriger instantanément : 

  • il est important que les saisies comptables des montants entrant et sortant sur le compte de gestion ou le compte des copropriétés soient enregistrées régulièrement de manière à ce que la situation comptable des comptes soit toujours à jour,
  • les rapprochements bancaires doivent également être fait régulièrement pour pouvoir détecter un écart entre la situation comptable des comptes et la situation réelle au niveau bancaire, 
  • la mise en place d’indicateurs est essentielle. Ils donnent l’alerte en cas d'irrégularité détectée. Pour cela le logiciel de gestion locative ou de gestion de copropriété joue un rôle primordial comme nous allons l’évoquer dans le point suivant.

3. Quel rôle pour le logiciel de gestion immobilière ? 

Le rôle du logiciel de gestion immobilière, qu’il s’agisse d’un logiciel syndic ou d’un logiciel de gestion locative est important à deux niveaux. Il va tout d’abord aider le professionnel de l’immobilier à présenter une comptabilité en règle mais il va aussi lui permettre d’éditer les documents nécessaires au contrôle des différents indicateurs de cohérence. 

Une gestion en règle 

Le logiciel de gestion immobilière va permettre au syndic ou à l’administrateur de biens de gérer son portefeuille plus efficacement et en limitant les erreurs : 

  • Il va l’alerter en cas d’anomalie par le biais d’un tableau de bord mettant en avant les données à surveiller : client débiteur, pointe dépassée…
  • Il va lui simplifier les traitements quotidiens pour limiter les erreurs et l’aider à se tenir à jour : saisies comptables, rapprochements bancaires…
  • Il va lui permettre de garder en tête les principales échéances à ne pas oublier : appels de provisions, révisions de loyer…

Les documents de contrôle 

Le logiciel de syndic ou de gestion locative va également offrir la possibilité de réaliser régulièrement les contrôles nécessaires afin de vérifier si la situation de l’activité de gestion est en ordre. Ils permettent notamment l’édition de certains documents bien précis révélant des indicateurs de cohérence des comptes :  

  • la balance des mandants,
  • la balance des propriétaires, des locataires et des comptes en gestion, des copropriétaires en gestion de copropriété,
  • le détail des sommes effectivement détenues,
  • les pointes de trésorerie,
  • les pointes des fonds mandants.

Cette liste n’est bien entendue pas exhaustive mais représente une bonne partie des documents demandés par les caisses de garantie au moment de l’audit. 

L’édition de ces documents et le contrôle de la cohérence comptable sont d’ailleurs des arguments qui poussent régulièrement des syndics et administrateurs de biens, qui jusque-là géraient leur portefeuille à la main, à s’équiper d’un logiciel de syndic ou gestion locative.

 

La garantie financière est donc une obligation légale pour tout professionnel de l’immobilier qui va à un moment donné de son activité détenir les fonds de ses clients, propriétaires, locataires ou futurs acquéreurs. Ce dispositif visant à protéger ses clients l’oblige à rendre des comptes à l’organisme qui se porte garant. L’audit de caisse de garantie est un moment important pour le syndic ou l'administrateur de biens car il va pouvoir vérifier que sa situation comptable est en ordre mais aussi bénéficier de conseils pour améliorer ses procédures et son efficacité.

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