L’arrêté comptable : une étape phare dans la vie de la copropriété

L’arrêté des comptes est l’étape qui vient clôturer la gestion comptable de toute copropriété. Pour le syndic, c’est une mission importante, parfois stressante, car elle conduit à l’approbation des comptes de la copropriété à l’assemblée générale. Mais en quoi consiste exactement l’arrêté comptable? Qu’implique cette mission pour le syndic en charge de la gestion de la copropriété? De quels outils peut-il disposer pour l’accompagner dans cette démarche ? Décryptons ensemble cette étape clé dans la vie de la copropriété.

1/ Une étape incontournable dans la vie de la copropriété

L’exercice comptable d’une copropriété dure 12 mois et peut s’étaler sur une année calendaire ou non. A l’issue de cette période, les comptes doivent être approuvés puis clôturés avant de passer à l’exercice suivant. C’est ce qu’on appelle l’arrêté comptable. En arrêtant les comptes, on fige la situation comptable de la copropriété sur la période donnée, cela signifie qu’il sera impossible ensuite de revenir en arrière pour ajouter ou supprimer des écritures comptables. Cela permet alors de repartir sur un nouvel exercice.

Les comptes sont arrêtés à la date de clôture de l’exercice et doivent ensuite être approuvés par l’assemblée générale des copropriétaires qui doit également voter le budget prévisionnel ainsi que les dépenses pour travaux hors budget prévisionnel. Mais c’est surtout le conseil syndical qui va travailler en amont de l’AG sur la vérification des charges et produits de l’exercice et qui doit aussi contrôler la tenue globale de la comptabilité, les éditions comptables et annexes établis en fin d’exercice conformément aux dispositions du décret et de l’arrêté du 14 mars 2005.

Dans cette optique, les copropriétaires disposent de documents de synthèses précis, répondant à un cadre juridique strict, concernant notamment :

• La santé financière de la copropriété : situation du compte bancaire de la copropriété, éventuelles provisions et avances (par exemple les fonds de travaux), créances et dettes de la copropriété, 
•  Les produits et charges pour opérations courantes ou exceptionnelles : c’est l’état des dépenses détaillées par nature, qui permet de voir si la copropriété n’a pas dépensé plus que le budget voté,
• Un suivi détaillé des dépenses courantes par clés de répartition, 
• Un suivi détaillé des opérations hors budget par clé de répartition (éventuels travaux et autres opérations exceptionnelles), 
• Un suivi des investissements votés en AG : travaux votés, appelés, réalisés, soldes en attente sur travaux …

C’est le syndic qui gère la copropriété qui doit mettre à disposition des copropriétaires ces différents éléments. Mais son rôle dans la gestion de l’arrêté comptable ne se limite pas à cela.

2/ Le rôle du syndic, l’importance du logiciel

Dans le cadre du mandat qui le lie aux copropriétés qu’il gère, le syndic est tenu d'assurer la gestion comptable et financière de la copropriété. A ce titre, il doit intervenir en fin d'exercice pour assurer l’arrêté des comptes et l’approbation de ces derniers par l’assemblée générale de la copropriété. L’arrêté comptable se déroule en plusieurs étapes. Pour chacune d’entre elles, le syndic pourra heureusement compter sur un allié de taille : son logiciel syndic. 

La régularisation des charges

Le syndic procède généralement à une régularisation des charges de copropriété chaque année, lors de l'arrêté des comptes de la copropriété. Cela permet de s'assurer que chaque copropriétaire paie sa juste part des frais de copropriété et que l'état financier de la copropriété est correctement reflété. Grâce à son logiciel de gestion de copropriétés, le syndic va pouvoir comparer le montant des charges théoriques avec le montant des charges réellement payées par chaque copropriétaire au cours de l'année, afin de procéder à un éventuel ajustement en fonction des différences constatées. 

La préparation de l’arrêté comptable

Pour préparer l’arrêté comptable, le syndic va notamment utiliser son logiciel syndic pour accéder aux différents documents et informations comptables lui permettant de pointer des anomalies, obstacles à une clôture efficace des comptes. Par exemple un fournisseur qui ne serait pas soldé ou encore un budget prévisionnel qui ne serait pas encore défini… Certains logiciels de gestion de copropriétés permettent d’effectuer ces vérifications de manière automatique, ce qui fait gagner du temps au syndic et permet aussi de limiter les erreurs. 

Une fois les vérifications effectuées, le syndic peut alors éditer les annexes comptables (évoquées dans le paragraphe précédent) et éventuellement le décompte à envoyer aux copropriétaires avec la convocation à l’assemblée générale. C’est une nouvelle fois le logiciel syndic qui permet de réaliser l’ensemble de ces éditions, voire même de prendre en charge automatiquement l’envoi des convocations.

L’assemblée générale et le retour d’Ag

Le syndic va ensuite faire approuver les comptes de la copropriété pendant l'assemblée générale et obtenir le quitus. Le quitus au syndic est une autorisation accordée par l'assemblée générale des copropriétaires au syndic de copropriété pour qu'il puisse clôturer les comptes de l'exercice financier écoulé et s'acquitter de ses obligations.

Au-delà de l’aspect purement comptable, il s’agit d’une étape importante qui témoigne de la confiance accordée par les copropriétaires au syndic et qui lui permet de poursuivre sa mission en toute sérénité. 

Au retour de l’assemblée générale, le syndic devra veiller à l’application de l’ensemble des résolutions votées. Il pourra là encore compter sur son logiciel de gestion de copropriétés pour lui permettre de modifier certains paramètres comme le budget prévisionnel, les éventuels travaux décidés, les nouveaux membres du conseil syndical élus…

L’arrêté comptable est donc une étape indispensable dans la gestion d’une copropriété. Elle permet de s’assurer qu’aucune anomalie n'apparaît dans les comptes d’un exercice comptable afin de pouvoir passer sereinement au suivant. Pour le syndic en charge de la copropriété c’est une mission incontournable pour laquelle l’utilisation d’une solution logicielle est vivement conseillée.