Adb : pourquoi utiliser un logiciel de gestion locative ?

Que vous possédiez déjà un portefeuille de gestion locative ou que vous ayez le projet de vous lancer dans cette activité vous vous êtes forcément à un moment donné posé cette question : ai-je réellement besoin d’un logiciel de gestion locative ? Pourquoi m’équiper d’une solution spécifique ? Nous vous proposons ici quelques éléments de réponse.

1. Regrouper toutes les informations sur un même outil

Le métier de gestion locative est un métier plutôt polyvalent. Il fait appel à plusieurs compétences assez complémentaires : la comptabilité mandant, la comptabilité agence, la communication…On peut alors choisir de s’équiper de plusieurs solutions pour répondre aux exigences de chacune de ces disciplines, un logiciel pour les quittances de loyer, une boîte mail pour communiquer, un tableau excel pour la comptabilité du cabinet… ou encore opter pour une solution qui va regrouper tous ces outils au sein d’un même logiciel de gestion locative. Vous pourrez y retrouver les informations de contacts de vos locataires et propriétaires compilées sur un espace consultable à la demande, enregistrer facilement le paiement d’un loyer ou encore gérer les relances, facturer vos honoraires etc. depuis un seul et même endroit. Le premier intérêt est donc de vous simplifier le quotidien, de tendre vers une gestion locative plus facile.

Vous allez également pouvoir gagner un temps précieux. D’une part car le recours à un logiciel va automatiser facilement certaines tâches et d’autre part car il va vous permettre de limiter les erreurs. Grâce à un logiciel de gestion locative vous allez pouvoir saisir les mouvements comptables et éditer vos quittances et avis d’échéances en quelques clics seulement. Vous allez aussi avoir la possibilité de consulter rapidement et simplement les informations relatives à la gestion des biens et gagner ainsi en réactivité dans la réponse aux questions de vos locataires et propriétaires. L’utilisation d’une solution logicielle pour votre activité de gestion locative va aussi limiter les tâches répétitives et donc les occasions de commettre une faute d’inattention. Le logiciel mettra l’accent sur les différentes échéances importantes (révisions de loyer, relances…) et vous permettra de supprimer retards et oublis éventuels. En plus de gagner du temps, vous gagnerez donc aussi en tranquillité d’esprit.

Enfin, un autre avantage non négligeable : posséder un logiciel de gestion locative va vous permettre de réaliser des économies. En effet, avoir recours à un seul et même outil pour couvrir l’intégralité de votre activité va vous épargner la multiplication de licences, de frais d’installation et autres frais de formation. De plus, certaines solutions plutôt innovantes vous proposent de mettre directement à disposition de vos clients sur leur extranet les documents de la gestion, sans avoir recours au courrier postal, et donc en limitant les frais liés aux photocopies, consommables et affranchissements.

2. Optimiser son organisation

Équiper son agence ou son cabinet d’un logiciel de gestion locative va aussi représenter un véritable atout si vous souhaitez développer votre portefeuille. Grâce à lui, vous allez pouvoir structurer votre activité, mettre en place des procédures. On l’a vu plus haut, cela vous permettra nécessairement un réel gain de temps et d’efficacité au quotidien et vous aurez aussi l’opportunité de mettre en avant un service plus qualitatif auprès de vos clients ou futurs clients. Par exemple en utilisant un logiciel pour les quittances de loyer vous allez pouvoir présenter des documents professionnels à vos locataires, de même avec vos propriétaires bailleurs lorsque vous leur ferez parvenir leur compte rendu de gestion.

Mettre en place de véritables procédures va vous permettre de gagner en rigueur et va donc également faciliter l’intégration de nouveaux collaborateurs. Si vous souhaitez développer votre activité la question du recrutement est forcément un point qu’il vous faudra aborder à un moment donné. La formation d’un nouveau salarié passera donc par la maîtrise du logiciel de gestion locative. Une fois formé vous serez alors assuré qu’il appliquera les procédures de manière adéquate car le logiciel vous donnera une trame commune pour toute l’agence. Sachez que vous pouvez être aidé dans la formation d’un nouveau salarié par l’éditeur du logiciel que vous utilisez. Quelques acteurs du marché vont jusqu’à proposer une formation gratuite et illimitée à tous les nouveaux collaborateurs.

Certains logiciels de gestion locative font encore plus loin pour vous faire gagner du temps et vont jusqu’à proposer de vous mettre à disposition leur propre équipe de gestionnaires expérimenté afin qu’ils prennent le relais sur une partie de la gestion notamment comptable du portefeuille. Le logiciel devient ainsi avant tout une solution vous permettant de piloter à distance l’activité de vos équipes et de pouvoir consulter à tout moment l’état des comptes de vos locataires ou de vos propriétaires. Là encore l’outil est au centre de l’activité de gestion locative.

3. Consolider sa structure

L’utilisation d’un logiciel de gestion locative va permettre à votre agence ou à votre cabinet de confirmer son assise sur le marché et de s’inscrire sur le long terme.

Consolider sa structure passe tout d’abord par une mise en conformité. Les éditeurs sérieux de logiciels à destination des administrateurs de biens mettent bien entendu régulièrement à jour leurs solutions dès qu’une nouvelle loi est mise en application. De cette manière vous êtes toujours assurés de produire des comptes et de présenter à vos propriétaires et locataires des documents parfaitement conformes. De même en cas de contrôle de votre caisse de garantie, les logiciels de gestion locative permettent d’éditer des documents qui peuvent vous être demandés : pointe des fonds mandants, somme totale des fonds détenus etc. Ces documents peuvent être édités en quelques clics depuis un logiciel mais il est bien plus compliqué de les produire à la main.

D’autre part ; le recours à un logiciel de gestion locative va vous permettre de constituer peu à peu un véritable historique de votre agence : entrées et sorties locataires, historiques des échanges, bilans des années précédentes…Vous allez ainsi pouvoir accéder rapidement à toutes les informations indispensables et être en mesure d’être très réactifs vis-à-vis de vos clients et de vos différents interlocuteurs (fournisseurs, caisse de garantie…). Plus qu’un gage de votre sérieux et de votre professionnalisme sachez qu’un bon archivage de vos données représente la mémoire de votre entreprise.

Enfin, sachez qu’un portefeuille bien géré, et l’utilisation d’un logiciel peut vous y aider, va vous permettre de donner de la valeur à votre activité. Vous n’êtes pas sans savoir que l’activité de transaction, si elle génère des revenus à une agence, ne lui permet pas par contre de valoriser son fonds de commerce. Par contre, un portefeuille de gestion locative va non seulement assurer un apport fixe mensuel récurrent à votre agence grâce aux revenus dégagés par les honoraires de gestion mais aussi lui conférer une vraie valeur financière. En effet, un portefeuille de gestion locative géré efficacement aura une réelle valeur en cas de rachat.

Qu’il s’agisse de raisons pratiques ou économiques, que vous soyez motivé par le gain de temps ou d’efficacité, le recours à un logiciel de gestion locative ne représente que des avantages pour vous en tant qu’administrateurs de biens. Vous reste à présent une étape et pas des moindres, celle consistant à faire votre choix parmi l’offre que propose le marché ! Là encore nous sommes tout disposés à vous prodiguer quelques conseils éclairés.