Syndics et administrateurs de biens : pensez télétravail !

Le monde entier traverse depuis quelques semaines une crise sanitaire mais aussi économique sans précédent. De nombreux pays dont la France ont dû mettre en place des mesures de confinement impliquant la restriction des déplacements des populations. Pour de nombreux directeurs d’agences et leurs salariés, cela implique de nouvelles conditions de travail à mettre en place rapidement et efficacement afin de maintenir la continuité de leur activité. Si les visites sont momentanément interrompues, la gestion des biens et immeubles opérée par les syndics et administrateurs de biens ne peut quand à elle pas être mise en stand-by. Le télétravail apparaît donc pour beaucoup comme la solution la plus adaptée pour maintenir à la fois la sécurité des personnes et la pérennité de la mission des professionnels de l’immobilier. 

1. L’accessibilité des données : un critère déterminant

Travailler depuis son domicile cela semble plutôt simple à mettre en place de prime abord… Mais dans les faits cela implique de nombreux pré-requis indispensables : avoir la possibilité de s’isoler au calme chez soi bien sûr mais aussi avoir accès à un minimum d’outils de communication comme un téléphone, un ordinateur et une connexion internet. Mais au-delà de ces simples considération d’ordres techniques et logistiques il ne faut pas négliger un élément sans lequel le télétravail est impensable : il faut avoir accès à sa base de données clients, aux informations de son portefeuille de gestion locative ou de gestion de copropriété.

Dans ce contexte, le logiciel utilisé par l’agence joue un rôle extrêmement important. Nous l’avons constaté, toutes les agences immobilières ayant opté pour une solution logicielle en ligne ou full web ont pu rapidement poursuivre leur activité depuis leur domicile. En effet ces solutions appelées également cloud ou saas ont plusieurs avantages :

• elles permettent un accès aux données depuis n’importe quel ordinateur relié à internet,
• elles offrent un accès illimité aux informations et en continu 24h/24 et 7j/7,
• elles ne nécessitent pas de paramétrage spécifique en amont,
• elles sont éditées par des sociétés mettant en oeuvre un support adapté au travail à distance,
• elles permettent une maintenance à la source,
• elles proposent bien souvent également des solutions favorisant la communication et la mobilité : extranets clients, applications mobiles...

Et bien d’autres atouts… L’utilisation de ce type de solution va donc permettre à tous les collaborateurs de l’agence d’accéder à leur outil de travail depuis chez eux… Mais une fois le personnel dispersé, quelle organisation mettre en place pour le directeur d’agence?

2. Mettre en place une organisation adaptée

La priorité du manager dont les collaborateurs sont éloignés les uns des autres va être de trouver rapidement des moyens de communication efficaces afin :

• de s’assurer de la continuité de son activité,
• de mettre en place une organisation interne adaptée au télétravail,
• de continuer à fédérer l’intégralité de ses équipes autour d’objectifs communs.

De nombreuses applications de messageries instantanées existent afin de permettre aux équipes de communiquer au jour le jour. Mais certaines solutions de gestion de copropriété ou de gestion locative ont également intégré une système de partage des tâches et de communication permettant aux collaborateurs de travailler en équipe sur des dossiers communs. Ces outils de gestion événementielle sont un véritable atout pour les agences qui en disposent mais elles mettent à jour un autre point : l’importance de la dématérialisation des flux d’informations.

En effet, avec une solution de type bureau virtuel, grâce à un logiciel syndic en ligne ou une solution de gestion immobilière full web, la continuité de l’activité peut-être assurée par des collaborateurs en télétravail...Mais il faut également mettre en place une organisation autour de l’agence elle-même, dans laquelle une personne au moins est désignée afin de rester au sein des locaux pour : 

• récupérer les courriers et les dématérialiser,
• assurer une permanence en cas d’urgence,
• centraliser les communications entrantes dans la solution de communication.

Si l’ensemble des équipes de l’agence et les solutions utilisées sont un critère déterminant dans la mise en place d’un système de télétravail efficace il est aussi important que les partenaires qui gravitent autour de la structure puissent garantir à leur tour la continuité de leur activité.

3. S’entourer de partenaires réactifs

Être géographiquement isolé ne signifie pas être seul. Si une communication interne fluide est plus que jamais un critère de réussite dans la mise en place d’une procédure de télétravail efficace, il n’en faut pas pour autant négliger la communication avec les prestataires qui gravitent autour de l’agence.

Qu’il s’agisse des éditeurs des solutions logicielles utilisées par l’agence ou d’autres fournisseurs, ces derniers se doivent de garantir la continuité de leur propre activité afin que l’agence soit assurée de pouvoir maintenir sa qualité de service. Ainsi les partenaires choisis doivent être en mesure eux-aussi d’utiliser des moyens de communications adaptés à une communication à distance et multi-canal :

• mise en place de réunions en visioconférence,
• dématérialisation de l’ensemble des supports utilisés,
• support et autres services disponibles en télé-maintenance, 
• propositions de solutions adaptées au télétravail, 
• conseils sur la mise en place logistique et l’organisation...

Une communication renforcée, des outils de travail adaptés et une organisation revisitée sont les ingrédients incontournables pour réussir la mise en place d’une politique de télétravail efficace au sein de son entreprise. C’est aujourd’hui un véritable challenge pour les responsables d’agences immobilières comme pour tous les chefs d’entreprise à l’heure ou le télétravail semble être adopté par une part de plus en plus importante de la population active. Pour échapper à des temps de trajets travail-domicile trop longs, pour répondre à une pénurie d’espace dans certaines entreprises, pour pallier des impératifs familiaux ou encore pour des raisons plus exceptionnelles comme celles que nous connaissons actuellement.