Syndic : comment mieux défendre vos honoraires

Les récents changements dans la conjoncture et l’évolution de la législation ont généré une hausse globale des honoraires de syndic. Face à cela, vous devez faire face à une forte augmentation de la concurrence ainsi qu’à une contestation de plus en plus forte de copropriétaires hyper informés grâce à internet. Il est parfois difficile de communiquer suffisamment auprès de vos copropriétaires sur la nature de vos missions et de valoriser votre travail au quotidien. Voici quelques arguments qui pourraient vous aider à mieux justifier vos tarifs.

1. La première impression

Avant même d’évoquer vos missions ou le rôle que vous vous apprêtez à jouer auprès de vos futurs copropriétaires, il faut impérativement tenir compte de la première impression que vous allez laisser à vos futurs clients. En effet, soigner votre première approche est primordial car c’est à ce moment précis que vous allez instaurer un climat de confiance, démontrer votre professionnalisme, asseoir vos compétences. Privilégiez ainsi une présentation professionnelle, une poignée de main assurée et un discours parfaitement maîtrisé.

2. La préparation

Il est important que les copropriétaires aient dès le départ un état des lieux précis des missions qui seront prises en charge par vous en tant que syndic avec une vision claire des honoraires associés. Plus que de l’information, il est question ici d’éducation. Il est nécessaire de familiariser progressivement le copropriétaire avec les tenants et aboutissants de votre contrat et ce avant même qu’il ne s’engage formellement auprès de vous. Il n’y aura ainsi pas de mauvaise surprise et cela contribuera à terme à fidéliser la copropriété. 

3. La transparence

Le copropriétaire est de plus en plus demandeur d’une gestion claire et transparente. Afin de développer un relationnel de qualité avec son syndic, la copropriété doit avoir accès à toutes les informations. Il ne doit pas subsidier de zones d’ombres pouvant être synonymes d’une quelconque rétention d’information de votre part. De plus, un copropriétaire mieux informé sera mieux armé pour prendre des décisions pertinentes concernant la gestion de sa copropriété. L’extranet copropriétaire, notamment, est un moyen simple et efficace pour assurer la transparence de votre gestion. Vous pouvez grâce à cet outil donner accès à la comptabilité de la copropriété. Certaines solutions avancées vont encore plus loin et permettent au copropriétaire de consulter les opérations en temps réel, mais aussi d’ouvrir les factures des fournisseurs directement depuis l’état des dépenses détaillées.

4. Le professionnalisme

Vos copropriétaires ont choisi de confier la gestion de leur copropriété à un syndic professionnel, car celui-ci leur garantit une gestion efficace et saine, toujours en accord avec la législation en vigueur. C’est ici votre professionnalisme et la connaissance de votre métier que vos copropriétaires sont venus chercher. Il est impératif de pouvoir communiquer auprès d’eux sur cette tranquillité d’esprit que vous leur apportez au quotidien et qui contribuera largement à justifier vos honoraires. Ainsi, n’hésitez pas à informer vos copropriétaires lorsqu’une évolution intervient dans la législation les concernant. Il est important de valoriser à la fois votre veille juridique, mais aussi les réponses professionnelles mises à place pour vous adapter.

5. Le service premium

La notion de service, mais surtout la qualité du service que vous apportez à vos copropriétés va être un argument de poids d’une part pour expliquer vos tarifs, mais également pour vous démarquer efficacement de vos concurrents. Certaines solutions de nouvelle génération proposent un extranet copropriétaires vraiment innovant et vous permettent d’offrir à vos copropriétés des services qui vont réellement faciliter leur vie au quotidien : l’accès à une messagerie intégrée pour vous contacter, la possibilité de déclencher une demande d’intervention en quelques clics depuis leur téléphone portable, l’automatisation du règlement de leurs appels de fonds ou encore l’abonnement au courrier électronique…

6. Votre valeur ajoutée

Vous devez bien entendu être en mesure de démontrer votre valeur ajoutée face à vos copropriétaires et vis-à -vis de vos concurrents. Mais plus important encore, vous devez en être convaincu vous-même ! Cette confiance en vous et en vos compétences est un réel atout qui vous permettra de vous positionner en véritable meneur dans les débats et de maîtriser la négociation. Si vous êtes sûr de vous, vos copropriétaires le seront également et seront moins enclins à négocier vos conditions. 

5. Les conseils

Votre prestation d’accompagnement ne doit pas se limiter à votre mission de syndic au sens strict du terme. En effet, pour vous positionner dans une relation saine avec vos copropriétaires, vous devez aussi participer à l’optimisation budgétaire de la copropriété en proposant les services les plus adaptés à la taille et au profil de l’immeuble… Vous devez être en mesure d’expliquer à vos copropriétaires qu’en leur donnant accès à telle ou telle prestation, vous leur permettez de réaliser des économies. Ils ont trop souvent tendance à se focaliser sur la dépense que représente les honoraires du syndic et oublient parfois les économies permises grâce à l’intervention de celui-ci : meilleur choix de prestataire, négociation plus efficace d’un contrat d’entretien… Par exemple, grâce à l’extranet copropriétaire, vous pouvez diffuser en amont de l’assemblée générale les devis des fournisseurs interrogés dans le cadre de futurs travaux. Vos copropriétaires pourront vous faire leur retour et ainsi vous donner l’occasion d’affiner vos demandes et de produire le jour J des propositions davantage conformes aux attentes de la copropriété.

8. L’accompagnement

Au-delà même des conseils techniques que vous apportez à vos copropriétaires, des missions que vous effectuez et qui dépendent des compétences que vous maîtrisez, il est important de tenir compte également de la valeur immatérielle que représente votre accompagnement au quotidien. En effet, votre disponibilité envers vos copropriétaires, la tranquillité d’esprit que vous leur apportez, sont autant de valeurs intangibles qu’il est important de mettre en avant car elles contribuent aussi à justifier vos honoraires. 

9. La négociation

Même si votre but est d’être en mesure de justifier au mieux vos honoraires pour éviter au maximum toute forme de négociation, il faut tout de même garder l’esprit ouvert et faire preuve de souplesse. D’autant plus que certains interlocuteurs négocient purement par principe. Mieux vaut dans ce cas faire prendre l’initiative de proposer le geste qui vous semble juste plutôt que d’ouvrir les débats. Vous garderez ainsi une meilleure maîtrise de l’issue de la négociation. 

Dans un contexte économique tendu où chaque euro compte et où le budget des copropriétés est scruté à la loupe, les honoraires du syndic, plus que toute autre charge de copropriété, se doivent d’être évalués au plus juste. En tant que professionnel, vous devez être en mesure de démontrer efficacement votre valeur ajoutée, dans les missions que vous prenez en charge mais aussi en accompagnant vos copropriétaires au quotidien pour que vos honoraires ne soient pas remis en question.