Quels sont les avantages d'un logiciel de gestion immobilière ?

Vous êtes gestionnaire de copropriété ou administrateur de biens et vous vous interrogez sur l’utilité réelle d’un logiciel de gestion immobilière pour vous aider au quotidien. Que vous soyez déjà installé ou que vous réfléchissiez à lancer votre activité une solution logicielle peut s’avérer être un allié de taille. En tant que professionnel vous êtes confronté à une charge de travail importante et votre solution logicielle doit vous faciliter la gestion de votre portefeuille en vous permettant de gagner du temps et de mieux vous organiser. Cet article a pour but de passer en revue les différents avantages de ce type de solution pour vous, professionnel de l’immobilier.

1. Se simplifier le quotidien

Avoir recours à un logiciel de gestion immobilière que vous soyez gestionnaire de copropriété ou que vous fassiez de la gestion locative va tout d’abord vous permettre de gagner un temps précieux. En effet, si jusqu’ici vous n’aviez pas de solution alors vous gériez votre portefeuille « à la main », en ayant recours à plusieurs applications généralistes comme un tableur par exemple mais sans utiliser d’outil réellement adapté au métier de gestionnaire. Un logiciel de gestion immobilière va vous permettre d’automatiser les tâches que vous réalisiez jusqu’ici de façon manuelle. Vous allez pouvoir en quelques clics seulement éditer les appels de fonds de toutes vos copropriétés par exemple ou encore reverser les loyers à vos propriétaires.

Mais l’utilisation d’un logiciel ne va pas uniquement vous rendre la gestion de copropriété ou la gestion locative plus facile, il va aussi vous permettre de limiter les erreurs. Un logiciel de gestion immobilière professionnel va vous permettre de produire des documents de contrôle afin de vous assurer qu’il n’y a aucune anomalie dans la gestion de votre portefeuille. Vous pourrez alors utiliser ces documents pour les transmettre à votre caisse de garantie en cas de contrôle.

Cela nous amène au point suivant : en utilisant un logiciel de gestion immobilière vous utilisez une solution qui est régulièrement mise à jour pour être toujours conforme aux évolutions de la législation. Comme vous le savez les lois régissant le secteur immobilier évoluent souvent et rapidement et il est important que vous puissiez vous montrer réactif vis-à-vis de ces changements. Les documents que vous produirez grâce à votre logiciel de syndic ou de gestion locative seront clairs et parfaitement conformes à la législation en vigueur. En ayant recours à une solution logicielle vous gagnez en tranquillité d’esprit mais aussi en professionnalisme.

2. Optimiser son organisation grâce à un logiciel gestion immobilière

L’utilisation d’un logiciel de gestion immobilière va vous permettre d’améliorer votre organisation en interne. Vous allez tout d’abord pouvoir classifier et archiver plus efficacement vos informations. En effet, les données relatives à vos copropriétaires, locataires et propriétaires seront stockées dans votre base de données et vous pourrez lancer des requêtes auprès du logiciel pour y accéder facilement. Fini les dossiers qui s’empilent, les pièces justificatives perdues. Les logiciels de nouvelle génération tendent vers une dématérialisation des documents vous permettant un accès plus rapide et plus clair à vos données. Vous êtes ainsi bien plus réactif lorsque l’un de vos clients vous pose une question précise sur la gestion de son dossier et vous limitez le papier faisant ainsi un premier pas vers ce qui sera bientôt une réalité dans tous les secteurs d’activité. 

Pour aller plus loin, certains acteurs du marché des logiciels de gestion immobilière proposent des solutions 100% web. Ces logiciels dits « full web » permettent aux utilisateurs un accès en temps réel à leur données y compris en itinérance. Puisque ces solutions utilisent les technologies du web, le gestionnaire de copropriété ou l’administrateur de biens peut consulter les informations relatives à la gestion de son portefeuille depuis n’importe quel ordinateur, mobile ou tablette relié à internet. Il existe même des applications mobiles spécialement dédiées pour le syndic ou la gestion locative. Ces nouveaux outils permettent d’améliorer nettement la communication entre le gestionnaire et ses contacts, clients ou fournisseurs.

L’optimisation de votre organisation passe donc par une meilleure gestion de vos informations mais pas seulement : pour être mieux organisé vous devez aussi mettre en place des procédures interne cohérentes. Un logiciel de gestion immobilière va vous y aider en vous permettant de créer de véritables process harmonisés avec des échéances précises. Vos différentes tâches sont ainsi planifiées et vous ne pouvez plus passer à côté d’un événement important. Vous gagnez ainsi en efficacité si vous gérez seul votre portefeuille mais cela vous sera encore plus profitable si vous avez des collaborateurs. Vous pourrez alors plus facilement déléguer tout en étant assuré que tous les interlocuteurs traiteront les dossiers de la même manière.

3. Avoir tous les outils au même endroit

Qu’il s’agisse de solutions pour le syndic ou la gestion locative, les logiciels de gestion immobilière, pour être pleinement efficaces, doivent être le plus complets possible. L’intérêt est dans ce cas d’avoir la possibilité de retrouver au même endroit tous les outils qui sont indispensables à la gestion de votre portefeuille. Si par exemple vous êtes gestionnaire de copropriété, un logiciel de gestion de syndic complet vous permettrait d’accéder au sein de la même plateforme à un module de gestion comptable, à un module de gestion des interventions, à un module de gestion des assemblées générales etc. Vous n’avez pas à basculer d’un outil à l’autre et êtes donc bien plus efficace dans votre travail au quotidien.

Vous réalisez aussi des économies ce qui n’est pas négligeable…En effet, en ne multipliant pas le nombre de solutions vous allez limiter le montant de vos abonnements et le nombre de licences ainsi que les éventuels frais liés à la formation ou à l’assistance. Vous n’aurez plus qu’un seul prestataire et donc un seul interlocuteur ce qui vous permettra d’être plus réactif si vous avez besoin de maintenance en cas de dysfonctionnement de votre logiciel. Cette relation privilégiée vous sera également profitable dans le cadre de la formation au logiciel prodiguée par l’éditeur de la solution.

Certains prestataires proposent des solutions vraiment complètes à destination des gestionnaires de copropriété et des acteurs de la gestion locative en proposant des formules alliant le logiciel de gestion immobilière complet, 100% web, et l’assistance au quotidien par une équipe de gestionnaires. Vous avez ici le double avantage d’avoir une solution de nouvelle génération, réunissant toutes les fonctionnalités indispensables et de pouvoir déléguer une partie des tâches fastidieuses pour gagner en efficacité. Le temps gagné pourra alors être employé à développer votre activité, à être plus présent sur le terrain ou au contraire plus disponible pour vos collaborateurs ou pour toute autre tâche à plus grande valeur ajoutée.

Qu’il s’agisse de gagner du temps, de se montrer plus efficace ou encore de maximiser son organisation au quotidien, les logiciels de gestion immobilière possèdent des avantages certains pour le gestionnaire de copropriété et l’administrateur de biens. Reste ensuite à bien choisir sa solution, pour qu’elle soit conforme à vos attentes et qu’elle sache accompagner votre structure dans son développement. Les dernières générations de solutions à destination des professionnels du syndic et de la gestion locative proposent des formules complètes et innovantes mettant en avant la notion de service et d’accompagnement. A creuser.