Loyers impayés : vos missions en tant qu’administrateur de biens

1/ Votre rôle en tant qu’administrateur de biens

En tant que gestionnaire d’un bien immobilier, vous vous êtes engagé auprès du propriétaire bailleur pour mettre en location son bien et lui assurer un revenu récurrent grâce à l’encaissement régulier de loyers. Ainsi, votre première responsabilité en tant qu’administrateur de biens consiste à trouver un locataire sérieux. 

• La sélection du locataire

Choisir le bon locataire est donc une mission incontournable pour le gestionnaire. Mais qu’entend t-on par “locataire sérieux”? Il s’agit avant tout d’un locataire qui sera respectueux du bien dans lequel il va résider et régulier dans le paiement de son loyer et de ses charges. Pour vous en assurer, vous devez étudier attentivement sa solvabilité. Vous pouvez mener l’enquête et poser des questions au locataire concernant son activité professionnelle ou ses revenus. Mais il est plus pertinent de demander à ce qu’il vous présente des documents pour justifier de ses ressources. Attention cependant à ne pas demander trop d’informations inutiles, votre futur locataire est également en droit de protéger sa vie privée et en étant trop curieux vous pourriez aussi vous montrer trop intrusif.

Voici pour information une liste des documents que vous avez le droit d’exiger de votre futur locataire :  

• une pièce d’identité en cours de validité, 
• un justificatif de domicile parmi les exemples suivants : 3 dernières quittances de loyer, attestation sur l’honneur de l’hébergeant, avis de taxe foncière…
• un justificatif de situation professionnelle parmi les exemples suivants : contrat de travail ou attestation de l’employeur, carte d’étudiant ou carte professionnelle, extrait K bis…
• un justificatif de ressources parmi les exemples suivants : 3 derniers bulletins de salaires, 2 derniers bilans comptables,  un justificatif de versement d’indemnités de (stage, retraite, prestations sociales…), justificatif de revenus fonciers, avis d’imposition…

 

• L’encaissement des loyers

Une fois le locataire rigoureusement sélectionné, votre mission en tant qu’administrateur de biens consiste à gérer la perception régulière des loyers. Il y a certains points sur lesquels il est important de vous montrer vigilant afin d’établir dès le départ un cadre rigoureux. Commencez par définir une date d’exigibilité précise qui doit figurer sur le contrat de location et qui soit cohérente avec les contraintes économiques de vos locataires. Par exemple, si un locataire perçoit son salaire le 5 de chaque mois, il peut être pertinent de fixer une date d’exigibilité postérieure, au 10 par exemple. 

Un autre moyen pour simplifier la perception des loyers et ainsi minimiser les impayés, est  de mettre à disposition de vos locataires des moyens de paiement plus incitatifs. Ainsi, vous pouvez proposer le paiement par prélèvement automatique ou encore encourager vos locataires à mettre en place un système de virements récurrents à date fixe. Ces solutions vont surtout limiter les oublis mais ne pourront hélas pas prévenir les difficultés financières, cause principale de non paiement des loyers. 

Dans tous les cas, une communication efficace avec vos locataires peut également s’avérer utile. En vous montrant ouvert et disponible, vous encouragez les locataires en défaut de paiement à prendre contact avec vous pour anticiper les éventuelles difficultés, mais aussi afin de mettre en place des solutions de financement adaptées.

• le rôle du logiciel de gestion locative

Votre logiciel de gestion locative va vous être d’une grande utilité dans le traitement de cette mission. En effet, il va vous permettre d’avoir une vision claire sur la comptabilité de chacun de vos locataires. Vous pourrez enregistrer les encaissements au fur et à mesure des paiements et serez alerté à date d’exigibilité sur les locataires défaillants. 

Les quittances de loyers et avis d’échéance seront édités par le logiciel. Certaines solutions vous permettront même de publier automatiquement ces documents sur l’espace en ligne de vos locataires ou de leur envoyer par email. 

Il existe également des solutions logicielles de gestion locative qui peuvent vous accompagner sur les procédures de relance, une fois les locataires débiteurs identifiés. Vous pouvez, par exemple, paramétrer la solution pour qu’à une date précise elle édite un courrier type à transmettre à votre locataire en lettre simple ou recommandée. Il est ainsi possible de planifier plusieurs niveaux de relance jusqu’à ce que l'intervention d’un juriste soit nécessaire. 

Votre rôle en tant qu’administrateur de biens est de veiller à l’encaissement des loyers. Si l’étude des ressources de vos locataires au moment de la sélection peut vous permettre d'éviter certains problèmes d’insolvabilité par la suite, il existe également d’autres moyens pour vous prémunir contre les impayés de loyer. 

2/ Des moyens pour prévenir les impayés

Plusieurs solutions existent pour éviter les problèmes de non-paiement des loyers ou limiter l’impact d’éventuels locataires défaillants. Elles doivent être mises en place en amont du bail, ou du mandat dans le cadre de la GLI (Garantie des Loyers Impayés).

• la notion de garant

Le garant, également appelé caution solidaire ou cautionnaire, désigne une personne (physique ou morale), qui s’engage à remplir les obligations du locataire si celui-ci venait à se montrer défaillant, notamment dans le paiement de ses loyers, de ses charges mais aussi d’éventuels travaux de rénovation suite à une dégradation du logement. L’exemple le plus courant est celui des parents qui se portent caution pour leur enfant étudiant pendant la période de ses études. Mais il est tout à fait possible de se porter garant pour un autre membre de sa famille, un ami ou même une tierce personne à condition qu’une certaine relation de confiance soit établie. S’il n’y a aucune contrainte de nationalité ou de lieu de résidence, le garant est par contre soumis aux mêmes obligations de ressources que le locataire. Il devra d’ailleurs justifier de ses revenus en présentant des documents identiques à ceux demandés au locataire dans la partie précédente. 

En tant qu’administrateur de biens, vous devez donc vérifier la solvabilité du garant et lui faire signer un acte de caution solidaire ou acte de cautionnement qui doit faire apparaître certaines mentions obligatoires comme le montant du loyer, la somme maximale de cautionnement ainsi que la durée de l’engagement. Vous devez également fournir au cautionnaire un exemplaire du bail. 

• la garantie Visale

Il s’agit d’une caution qui est proposée de façon gratuite au locataire par le biais d’Action Logement (dispositif d’aide au logement créé en 1943 et financé notamment par la participation des entreprises). La garantie Visale va prendre en charge le paiement des sommes dues par le locataire en cas de défaillance comme le ferait la caution solidaire évoquée plus haut et rembourser le bailleur. Elle s’adresse :

• aux jeunes de 18 à 30 ans, quels que soient leurs revenus ou leur statut, 
• aux salariés du secteur privé gagnant moins de 1500€ par mois, embauchés depuis moins de 6 mois, avec un promesse d’embauche de moins de 3 mois ou en mobilité professionnelle,
• aux personnes éligibles au bail mobilité ou logées par un organisme d’intermédiation locative.

Cette garantie est donc soumise à des conditions particulières d'éligibilité qui concernent le locataire mais également le propriétaire. En effet, le logement doit être une résidence principale dont le loyer ne doit pas dépasser 1300€ (1500€ en Ile de France) et respectant les normes du Règlement Sanitaire Départemental (RSD). De plus, cette location doit avoir donné lieu à la signature d’un bail. 

• la GLI

La Garantie des Loyers Impayés, ou GLI, est une assurance souscrite par le propriétaire bailleur. En cas de défaillance du locataire, elle va rembourser non seulement les loyers, charges et éventuelles dégradations mais va également prendre en charge la procédure et notamment les frais de contentieux. Il faut savoir que les assureurs imposent des conditions strictes aux propriétaires afin qu’ils puissent bénéficier des indemnisations. En tant qu'administrateur de biens, vous devez donc veiller à ce que vos dossiers locataires respectent les conditions d'éligibilité qui sont la plupart du temps de cet ordre :

• le salaire du locataire doit excéder trois fois le loyer, 
• le salarié doit être en CDI, 
• en cas de défaut du locataire, une procédure stricte de relance doit être respectée.  

La GLI est payante. Généralement l’assureur demande un pourcentage du montant annuel des loyers et charges perçus. Vous pouvez en tant qu’administrateur de biens proposer la GLI à vos propriétaires en négociant un contrat groupe directement auprès de la compagnie d’assurance. 

En cas d’impayé, c’est donc la caution ou la compagnie d'assurance qui peut être amenée à verser les loyers, permettant ainsi au propriétaire de continuer à percevoir ses revenus locatifs.

En l’absence de l’un des dispositifs ci-dessus, vous devrez mettre en place une procédure officielle pour recouvrir les sommes dues auprès de vos locataires débiteurs.

3/ Les procédures de recouvrement

En cas de défaut de paiement d’un locataire, c’est vous en tant qu’administrateur de bien qui êtes en charge de mettre en place les procédures de recouvrement. Voici les différentes pratiques à mettre en œuvre, depuis la simple relance jusqu’à la procédure d’expulsion du locataire. 

• Relances et mise en demeure

En cas d’impayé, et avant d’avoir recours à l’intervention d’un juriste, il est vivement conseillé de tenter d'obtenir le recouvrement de la dette par la voie amiable. Vous pouvez donc, si vous le souhaitez, envoyer à votre locataire défaillant des relances proposant par exemple un report de paiement ou un échelonnement de la dette.

Si malgré vos tentatives vous ne parvenez pas à un arrangement, l’étape suivante consiste en l’envoi d’une mise en demeure. Il s'agit d’une lettre recommandée avec accusé de réception dans laquelle vous exigez le recouvrement des sommes dûes. Ce courrier est une étape importante car elle matérialise le début de la phase contentieuse. Il doit donc comporter certaines informations obligatoires : 

• les coordonnées de deux parties concernées, 
• un rappel des différentes relances préalables ainsi que leurs dates d’envoi, 
• le montant précis de l’impayé, 
• la suite de la procédure en cas de non recouvrement (commandement de payer, résiliation du bail, versement de dommages et intérêts),
• les délais de réponse attendus (en général 8 jours pour une réponse au courrier et 2 mois pour un recouvrement de la dette). 

Une fois envoyée cette mise en demeure, vous pourrez alors vous adresser à l’assurance dans le cadre de la GLI comme vu dans le paragraphe précédent. Il faudra ensuite demander la résiliation du bail ou en dernier recours l’expulsion du logement. 

• Résiliation du bail et expulsion du logement

Si le bail que vous avez signé avec le locataire prévoit une clause résolutoire en cas de non paiement du loyer alors vous pouvez faire jouer cette clause pour demander la résiliation du bail. La clause résolutoire prévoit que le bail pourra être résilié automatiquement en cas de non-paiement du loyer et des charges aux échéances convenues. 

Vous devez dans ce cas vous rapprocher d’un commissaire de justice pour faire parvenir au locataire un commandement de payer ou un ordre d’injonction de payer (OIP). Le locataire aura alors 2 mois pour recouvrir les sommes dues ainsi que les frais afférents. Si passé ce délai le locataire est toujours défaillant, vous devrez alors vous rapprocher du juge des contentieux de la protection pour qu'il constate la résiliation du bail et prononce l’expulsion. 

Si le bail ne contient pas de clause résolutoire alors vous devez engager une résiliation judiciaire, c’est à dire que c’est directement le juge qui va décider si la faute du locataire peut justifier la résiliation du contrat de location en examinant notamment sa situation financière.

Dans les deux cas la procédure aboutit sur une assignation à comparaître devant le tribunal de grande instance. Suite à cette audience, si la mauvaise foi du locataire est avérée, celui-ci aura alors deux mois pour quitter les lieux. En cas de résistance du locataire, le concours de la force publique pourra être demandé ainsi que le versement de dommages et intérêts. 

En tant qu’administrateur de biens, vous serez forcément, à un moment donné, amené à gérer un locataire ayant du retard dans le paiement de son loyer. Même si vous avez pris des précautions en sélectionnant rigoureusement vos locataires, en exigeant des garants ou en proposant une assurance GLI, il vous faudra éventuellement suivre une procédure de recouvrement plus ou moins longue selon si vous obtenez rapidement le recouvrement des sommes dûes. Vous confierez alors le dossier à un professionnel du droit, mais votre rôle de conseil auprès de votre propriétaire bailleur sera plus que jamais indispensable.