Logiciel immobilier gratuit : la bonne solution ?

Que vous soyez administrateur de biens ou syndic de copropriété vous avez nécessairement été amené à un moment donné à vous interroger sur la question d’un logiciel immobilier. Solutions 100% web ou compatibles Windows, pour le métier du syndic ou de la gestion locative… Toutes mettent en avant des fonctionnalités variées ainsi que des modèles économiques forts différents. Certaines solutions arborent même la mention « gratuite ». Qu’en est-il exactement ? Que valent les logiciels immobiliers gratuits ?

1. Les avantages d'un logiciel immobilier gratuit

Le premier et principal avantage d’un logiciel immobilier gratuit est …. Et bien qu’il est gratuit ! À ce titre il ne génèrera aucun frais mensuel venant s’ajouter aux charges habituelles que vous rencontrez en tant que gestionnaire de copropriété ou d’administrateur de biens. Si vous vous lancez, il aura aussi l’avantage de ne représenter aucun investissement supplémentaire durant le démarrage de votre activité, et ainsi de limiter une prise de risque financière déjà importante.

Un autre avantage de ces solutions est qu’elles sont souvent très simples et rapides à mettre en place. Il peut s’agir d’un simple lien à télécharger ou d’un simple formulaire à remplir sans avoir à renseigner d’informations précises ou de coordonnées particulières, y compris bancaires.

Toutefois il convient d’être très vigilant dans votre choix. En effet en tant que professionnel vos besoins sont spécifiques. La solution que vous utilisez doit vous permettre de bénéficier de fonctionnalités adaptées mais aussi vous donner accès à une assistance au quotidien, ce qu’une solution gratuite ne peut pas toujours vous garantir sur le long terme.

2. Les inconvénients d'un logiciel immobilier gratuit

Nous venons de le voir, les logiciels immobiliers gratuits sont facilement accessibles mais peuvent présenter des limites à l’usage, notamment pour les professionnels.

L’éventail des fonctionnalités proposées tout d’abord, est souvent assez limité sur une version gratuite. Un logiciel de syndic ou un logiciel de gestion locative gratuit à destination des professionnels se doit de permettre au gestionnaire d’automatiser certaines tâches et de traiter un certain volume de requêtes simultanément, par exemple pour éditer des appels de fonds en multi-copropriétés. Pour cette raison il arrive souvent qu’un logiciel propose une version gratuite pour les particuliers ou les syndics bénévoles et une version payante plus puissante pour les professionnels.

Une autre limite lorsque vous téléchargez ou vous abonnez à un logiciel immobilier gratuit est que vous n’êtes pas lié à la société qui a développé la solution par un quelconque contrat d’engagement. Il est vrai que ce n’est parce que vous payez un abonnement que vous serez assuré de la pérennité de la solution que vous utilisez. Mais sans abonnement, le prestataire n’est pas tenu de vous restituer vos données si un jour il décide de ne plus poursuivre la commercialisation de sa solution.

Enfin l’inconvénient majeur d’un logiciel syndic ou d’un logiciel de gestion locative gratuit est qu’il vous sera difficile de bénéficier d’une assistance en cas de problème. En effet, une société qui ne facture pas ses prestations ne peut rémunérer du personnel apte à intervenir rapidement et efficacement en cas de dysfonctionnement. En tant que professionnel vous avez besoin d’un accompagnement régulier que ce soit en cas de souci avec votre logiciel ou pour bénéficier d’une formation adaptée à votre profil de gestionnaire de copropriété ou d’administrateur de biens.

Les logiciels immobiliers gratuits sont donc bien souvent des solutions plus adaptées aux besoins des particuliers ou encore des syndics bénévoles de petites copropriétés.

3. Les logiciels payants

Les logiciels payants sont souvent des outils plus adaptés aux professionnels de l’immobilier, administrateurs de biens ou gestionnaires de copropriété. Il s’agit de solutions complètes et permettant de gérer un volume d’activité compatible avec de réelles problématiques professionnelles : gestion en multi-copropriétés ou en multi-agences etc.

Le contrat qui vous lie avec le prestataire éditeur du logiciel vous assure sa pérennité sur le long terme. Il garantit que la solution sera mise à jour régulièrement afin d’assurer une parfaite conformité avec les évolutions régulières de la législation, vous faisant également bénéficier des toutes dernières innovations technologiques.

D’autre part, à l’inverse du logiciel immobilier gratuit, une prestation payante inclut une notion de service, indispensable au gestionnaire de copropriété ou l’administrateur de biens. Il peut s’agir d’un service après-vente ou d’une assistance technique en cas de panne, mais cette notion de service peut aller encore plus loin. En effet, certains prestataires vont jusqu’à proposer un service premium incluant l’externalisation d’une partie des tâches auprès de gestionnaires expérimentés ainsi qu’une prestation illimitée de conseils.

Par ailleurs, s’ils ne sont pas gratuits, ces logiciels immobiliers n’en sont pas moins attractifs en termes de modèles économiques. Certains peuvent même présenter des formules réellement avantageuses comme une garantie « sans investissement de départ » ou une facturation évoluant en fonction du nombre de lots, accompagnant ainsi le gestionnaire de copropriété ou l’administrateur de biens dans le développement de son portefeuille. Certaines solutions vont même jusqu’à proposer, comme le ferait un logiciel de syndic ou un logiciel de gestion locative gratuit, un abonnement sans engagement, permettant ainsi aux professionnels de l’immobilier un essai sans réelle prise de risque.

Enfin, certains logiciels payants peuvent aussi proposer des services gratuits réellement adaptés aux contraintes des professionnels de l’immobilier, comme la formation continue ou encore l’aide au développement commercial. Le prestataire met alors à la disposition du gestionnaire des outils pour l’aider dans son démarchage auprès de nouvelles copropriétés ou de nouveaux propriétaires bailleurs : site internet, plaquette commerciale, vidéo de présentation…

Les logiciels immobilier gratuits représentent donc une solution qui peut s’avérer attractive pour un particulier souhaitant gérer son bien par lui-même mais ne représentent par une alternative viable pour le professionnel. En effet, certaines garanties proposées par les logiciels payants leur font défaut : restitution des données, assistance en ligne, services d’externalisation ou accompagnement… Les solutions payantes sont plus adaptées aux gestionnaires de copropriété et administrateurs de biens et peuvent aussi proposer des formules attractives pour les professionnels de l’immobilier.