Logiciel de gestion locative : facilitez la gestion de la comptabilité

• Comptabilité mandant : enregistrement des paiements des loyers, des horaires facturés, des éventuelles dépenses...
• Comptabilité locataire : enregistrement des loyers encaissés, des provisions sur charges, encaissement et restitution du dépôt de garantie…
• Comptabilité agence : enregistrement des honoraires d’agence principalement.

Plus qu’un simple logiciel, le gestionnaire pourra aller encore plus loin en ayant recours à une solution de nouvelle génération lui permettant d’automatiser certaines tâches et lui donnant accès à des fonctionnalités innovantes. Parmi les plus pratiques on notera par exemple la possibilité de relier directement sa solution de gestion et avec le compte bancaire pour mettre en place un système de prélèvement automatique des loyers ou encore de paiement simplifié des fournisseurs et propriétaires par virement.

2. La mise en conformité

Utiliser un logiciel de gestion locative est aussi pour l’administrateur de biens la garantie de produire une comptabilité conforme à ce qu’exige la législation en vigueur. Tout d’abord parce qu’un logiciel proposé par un éditeur sérieux est systématiquement mis à jour lorsqu’un changement apparaît dans les lois régissant les métiers de l’immobilier. Le gestionnaire a alors l’assurance de produire par exemple une quittance de loyer claire et comportant toutes les mentions requises.

D’autre part, le logiciel de gestion locative permet au gestionnaire de produire en quelques clics seulement des documents de contrôle : balances, pointes de trésorerie et des fonds mandants, rapprochements bancaires, liste des sommes détenues…. De cette manière il peut s’assurer qu’il n’y a aucune anomalie dans la gestion de son portefeuille et il pourra également utiliser ces éléments pour les transmettre à son expert-comptable ou à la caisse de garantie en cas de contrôle. Le logiciel de gestion locative permet ainsi de simplifier le métier du gestionnaire en lui apportant une certaine tranquillité d’esprit et la certitude d’apporter un service de qualité aux propriétaires et aux locataires dont il gère les dossiers.

3. Externaliser la comptabilité

Pour simplifier la gestion comptable de son portefeuille, l’administrateur de biens peut donc utiliser un logiciel de gestion locative immobilière, mais il peut également avoir recours à des solutions lui permettant de déléguer tout ou une partie de la gestion comptable de son portefeuille à une autre entreprise : c’est l’externalisation.

En externalisant le volet comptable, le gestionnaire se dégage du temps au quotidien qu’il va pouvoir dédier à d’autres missions comme par exemple :

• le développement commercial de la structure : prospection de nouveaux mandats,
• l’optimisation de son service en améliorant sa réactivité vis-à-vis des demandes clients,
• la gestion des autres activités de l’agence, …

Toutefois l’externalisation totale peut présenter certains inconvénients pour l’agence. Le risque réside surtout dans la déperdition d’information entre le gestionnaire et la structure qui assure la gestion comptable. Il faut impérativement que le gestionnaire puisse être informé efficacement de la situation de ses dossiers pour pouvoir poursuivre sa mission dans les meilleures conditions.

Pour pallier ce risque, et garantir au gestionnaire une maîtrise totale de son activité, de nouvelles solutions sont apparues sur le marché. Elles comprennent à la fois une solution logicielle intelligente qui va faciliter le quotidien de l’administrateur de biens en lui permettant de gagner en efficacité et une partie d’externalisation. Une équipe de gestionnaires expérimentés vient en effet prendre le relais sur certaines tâches liées à la gestion comptable du portefeuille. L’administrateur de biens peut accéder à tout moment et en temps réel aux informations relatives à la gestion de ses dossiers via une plateforme en ligne. L’intervention du prestataire va donc au-delà de la simple sous-traitance, elle s’inscrit dans une relation de partenariat qui assure à l’agence une continuité dans son activité et aussi une véritable tranquillité d’esprit.

Logiciel de gestion locative ou solution plus complète incluant une notion d’externalisation sont autant d’outils qui peuvent faciliter le quotidien des administrateurs de biens et notamment la gestion du volet comptable. Que ce soit pour automatiser certaines tâches ou pour s’assurer d’une mise en conformité, elles apportent au gestionnaire un réel appui sur un chapitre parfois complexe mais néanmoins incontournable de leur activité.