Les obligations légales d’une quittance de loyer

Faisons le point sur la quittance de loyer, un document important dans la relation entre locataires et bailleurs qu’il s’agisse du propriétaire ou dans votre cas, de l’administrateur du bien. Qu’est-ce qu’une quittance de loyer et quelle est son utilité ? Que doit-elle comporter comme informations ? Quel est son cadre légal ? Voici quelques éléments de réponse pour vous aider à y voir plus clair.

1. Qu’est-ce qu’une quittance de loyer ?

Une quittance de loyer est un document écrit remis au locataire par le bailleur (propriétaire ou administrateur de biens mandaté par celui-ci). Il atteste que le locataire a bien payé son loyer ainsi que ses charges locatives et sert ainsi de preuve en cas de contestation ou de litige.

Il s’agit d’un document officiel important pour le locataire car celui-ci fait office de justificatif de domicile ou éventuellement de revenu. La quittance de loyer peut en effet être demandée au locataire dans le cadre de certaines démarches administratives : changement de logement, ouverture de certains droits auprès de la Caisse d’Allocations Familiales, de la Sécurité Sociale ou encore de Pôle Emploi…

2. La quittance de loyer est-elle obligatoire ?

Les obligations

L’envoi d’une quittance de loyer chaque mois au locataire de manière spontanée n’est pas obligatoire pour le propriétaire ou l’administrateur de biens. Par contre, le bailleur devra obligatoirement remettre ce document au locataire si celui-ci en fait la demande. La quittance de loyer devra alors être remise lorsque celui-ci se sera acquitté de l’intégralité du loyer et des charges pour le mois concerné.

La quittance de loyer ne doit pas être confondue avec le reçu. En effet, si le locataire ne paye qu’une partie du loyer ou des charges, le propriétaire ou l’administrateur de bien devra alors privilégier un reçu des sommes versées. La quittance ne pourra être délivrée qu’à partir du moment où le solde aura été intégralement réglé.

Ce que dit la loi

La quittance de loyer est régie par la loi du 6 juillet 1989 modifiée par la loi du 24 mars 2014 qui stipule que : « Le bailleur ou son mandataire est tenu de transmettre gratuitement une quittance au locataire qui en fait la demande. La quittance porte le détail des sommes versées par le locataire en distinguant le loyer et les charges. » L’article 21 précise également que « Si le locataire effectue un paiement partiel, le bailleur est tenu de délivrer un reçu. »

3. Le contenu de la quittance de loyer

S’il n’existe pas de formulaire officiel, la quittance de loyer doit cependant comporter certaines mentions obligatoires parmi lesquelles on retrouvera :

• La date d’émission de la quittance de loyer,
• Le mois correspondant au paiement,
• Le nom ainsi que les coordonnées du locataire,
• Le montant total des sommes que le locataire a versées : montant du loyer d’une part, montant de la provision pour charge payée mensuellement d’autre part.

4. Demande de quittance ou envoi automatique ?

Le bailleur ou son mandataire peut choisir sous quelle forme il souhaite remettre la quittance au locataire sauf si un moyen de remise spécifique est précisé dans le bail. Il n’y a pas de cadre juridique régissant les moyens de transmission de la quittance, le document peut être transmis :

• Par envoi postal,
• En mains propres,
• Par email si le locataire a expressément donné son accord.

Bon nombre d’administrateurs de biens remettent systématiquement une quittance chaque mois aux locataires. Cela fait partie de la prestation de service proposée par l’agence et c’est généralement très apprécié des locataires. Dans ce cas la quittance de loyer peut être envoyée à différentes dates. Elle peut être transmise à réception du paiement ou en même temps que l’avis d’échéance du mois suivant. L’avis d’échéance permet de rappeler au locataire le montant du loyer ainsi que des charges qu’il devra payer pour le mois suivant.

S’il ne reçoit pas sa quittance de loyer automatiquement, le locataire peut en faire la demande. Pour cela, il doit envoyer une lettre au propriétaire ou à l’administrateur de biens de préférence en recommandé avec accusé de réception en précisant le ou les mois pour le(s)quel(s) il souhaite recevoir la quittance.

Qu’elle soit demandée par le locataire ou envoyée automatiquement tous les mois, la remise de la quittance est toujours gratuite. Il est interdit au bailleur de facturer les frais postaux et les frais de gestion liés à l’édition ou à l’envoi du document.

La quittance de loyer est donc une étape importante dans le relationnel entre le locataire et le bailleur, administrateur de biens ou propriétaire. Pour vous, gestionnaire professionnel, l’utilisation d’un logiciel de gestion locative vous permettra d’éditer simplement ce document avec toutes les mentions requises. Vous pourrez ensuite l’envoyer au locataire ou encore la mettre à disposition sur son extranet en le notifiant par email.