L’extranet copropriétaire répond avant tout à une obligation légale

1.1 Un contexte délicat à l’origine de sa mise en place 

La gestion de copropriété est un secteur qui a souffert d’une mauvaise réputation pendant des années. Les syndics ont essuyé de nombreuses critiques concernant le manque de transparence dans leur gestion, leur manque de disponibilité et de réactivité. Le cadre légal est donc venu se renforcer pour permettre aux copropriétaires d’accéder de manière simplifiée et autonome à leurs informations. Ainsi depuis le 1er janvier 2015, la loi ALUR (loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové) impose à tous les syndics professionnels de mettre à disposition de leurs copropriétaires un espace en ligne sécurisé : c’est l’extranet copropriétaires.

 

1.2 Un contenu minimal imposé

La loi ALUR, puis plus tard la loi ELAN (loi pour l'évolution du logement, de l'aménagement et du numérique) de 2018, sont venues apporter un cadre plus strict à cet extranet, notamment en imposant la mise en ligne de certains documents et informations concernant la copropriété mais aussi le dossier personnel du copropriétaire. Ainsi chacun pourra y retrouver au minimum : 

  • concernant la copropriété : le règlement de copropriété et l’état descriptif de division, le carnet d’entretien de l’immeuble et la dernière fiche synthétique réalisée par le syndic, les diagnostics techniques, l’ensemble des contrats y compris d’entretien, d’assurance et du syndic, les procès-verbaux des trois dernières assemblées générales et les devis de travaux qui y ont été acceptés.
  • concernant son propre dossier : son décompte individuel après approbation des comptes, le montant des charges prévues et hors budget prévisionnel pour les deux derniers exercices, le montant de la part du fonds travaux rattachée à son ou ses lots, les appels de fonds des trois dernières années.

 

Il est également prévu qu’un accès soit réservé aux membres du conseil syndical pour qu’ils puissent avoir accès à des informations particulières comme : la liste de tous les copropriétaires, la carte professionnelle, l’attestation d’assurance RCP et la garantie financière de son syndic, les balances générales, l’état des dépenses détaillées, les relevés des comptes bancaires, les assignations et décisions de justice relatives aux procédures judiciaires en cours.

 

1.3 Une notoriété limitée dans les faits

Selon l’étude IFOP, il semblerait qu’en avril 2022, seuls 66% des copropriétaires étaient au courant de l’existence d’un extranet contre 79% pour les membres des conseils syndicaux. C’est un chiffre qui reste assez limité même si on constate des disparités en fonction de la taille du syndic. En effet, pour les copropriétés gérées par des syndics de taille intermédiaire, le chiffre remonte à 80%. 

Les utilisateurs sont ensuite plus ou moins assidus. Quand la grande majorité des copropriétaires ayant un compte va le consulter au moins une fois par trimestre, 16% d’entre eux ne se sont même jamais connecté. Ce sont ces mêmes copropriétaires qui avouent ne pas se sentir assez impliqués dans leur copropriété ou encore ne pas être suffisamment à l'aise avec les outils technologiques pour y accéder.  

Sinon, globalement la satisfaction est de mise dans 9 cas sur 10, même si les copropriétaires reprochent à leur espace un contenu et des fonctionnalités encore parfois trop abstraites. C’est ces deux points que nous allons nous attacher à développer dans la seconde partie de ce dossier. 

Des fonctionnalités et un contenu jugés parfois trop abstraits

Au-delà même du contenu imposé par la législation et que nous avons détaillé dans le paragraphe précédent, c’est à chaque syndic d’utiliser l’extranet copropriétaire à sa façon, en garantissant la mise à jour des éléments en ligne ou en proposant des fonctionnalités plus attractives.

 

1.1 Un contenu parfois limité par les contraintes techniques

La gestion de l’extranet propriétaire est un dossier plus ou moins compliqué à mettre en œuvre pour le syndic qui en a la charge. En effet, selon la solution technique qu’ils auront choisie, les professionnels de l’immobilier bénéficieront d’outils plus ou moins sophistiqués. 

  • Une mise à jour est fastidieuse

Le décret n° 2019-650 du 27 juin 2019 relatif aux conditions d’accessibilité aux documents mis en ligne sur l’espace sécurisé prévoit à l’alinéa 2 : «L’ensemble des documents relatifs à la gestion de l’immeuble et des lots gérés mis à disposition dans cet espace, dont la liste minimale est définie par décret sont, le cas échéant, actualisés au minimum une fois par an par le syndic, dans les trois mois précédant l’assemblée générale annuelle».

Cette mise à jour peut, selon les cas, demander une charge de travail importante pour le syndic, d’autant plus qu’il risque des pénalités. Il doit donc prévoir une mise à jour des informations diffusées une fois par an, ou s’équiper d’une solution technique permettant de prendre en charge cette mission de façon automatisée.

  • La qualité de l’extranet et de son contenu dépend aussi du prestataire qui le propose

Ce sont souvent les éditeurs des logiciels de gestion de copropriétés que le syndic utilise au quotidien qui proposent dans leur éventail de prestation un extranet à destination des copropriétaires. Et là, tout comme pour les logiciels syndics, toutes les solutions extranet ne se valent pas. Certains proposent un espace en ligne permettant seulement au professionnel de l’immobilier de partager les éléments requis pour être en conformité. D’autres éditeurs considèrent l'extranet comme une fonctionnalité à part entière de la solution métier à destination des syndics. Ainsi, l’espace en ligne est mis à jour automatiquement, sans aucune action requise de la part du gestionnaire. Les documents viennent se classer au fur et à mesure de leur édition, les informations comptables et bancaires sont mises à jour en temps réel (par exemple, l’extranet Gérer-ma-Copro).

 

1.2 Les nouvelles générations d’extranet : des services innovants pour mieux gérer sa copropriété

Attardons-nous un instant sur ces solutions de nouvelle génération, qui mettent l’extranet au cœur de la relation entre syndic et copropriétaires. 

Tout d’abord, elles donnent bien-entendu aux copropriétaires un accès direct aux informations exigées par la législation, de manière à ce que le syndic puisse mettre en avant une gestion en complète adéquation avec les exigences de la législation. Ainsi, les informations sont mises à disposition automatiquement et mises à jour en continu, et ce sans que l’intervention du syndic ne soit requise. 

Mais au-delà même de cette stricte application de la loi, ces extranets de nouvelle génération permettent aussi au professionnel de l’immobilier de proposer aux copropriétaires des immeubles qu’il gère des fonctionnalités innovantes leur offrant notamment de :

  • Contacter leur syndic en direct pour lui poser des questions sur leur dossier ou l’informer d’un incident au sein de la copropriété, 
  • Payer leurs appels de fonds en ligne, en gérant directement leurs prélèvements et mandats SEPA, 
  • Choisir leurs préférences de courrier, électroniques ou postaux, en fonction du type de courrier reçu, 
  • D’accéder au téléchargement d’une application mobile dédiée à la gestion de la copropriété.

 

1.3 Les applications mobiles dédiées : pour un public de plus en plus connecté

En 2021, on considérait que 66% des visites sur des sites internet étaient effectuées depuis un téléphone portable (Source Semrush). La gestion de copropriété suit la tendance. En plus de l’extranet copropriétaires, un nouvel outil est de plus en plus utilisé par les syndics et les copropriétaires : les applications mobiles dédiées à la gestion des copropriétés.

Certaines applications sont le reflet de l’extranet mais proposé sous une forme plus adaptée au téléphone portable et à son utilisation en itinérance. D’autres applications proposent plutôt des fonctionnalités exclusives permettant par exemple l’optimisation du budget de la copropriété ou encore la gestion des incidents ou la communication au sein de la copropriété. 

 

Ainsi, la tendance montre que malgré le cadre obligatoire donné à l’extranet, les fonctionnalités innovantes que certaines solutions peuvent offrir se révèlent avantageuses aussi bien pour les copropriétaires que pour leurs gestionnaires.

Au-delà des contraintes légales, une plateforme avantageuse pour les syndics et les copropriétaires

L’extranet copropriétaire est de plus en plus utilisé par les copropriétaires car il leur permet un accès direct aux informations de leur copropriété. Il est également avantageux pour le gestionnaire car en plus de renforcer l’implication des copropriétaires, il leur permet de gagner du temps au quotidien dans la gestion de leurs copropriétés.

 

3.1 Pour les propriétaires, un accès direct à la vie de l’immeuble

C’était le but premier recherché lorsque la loi ALUR a mis en place l’extranet obligatoire : faire en sorte que les copropriétaires aient une vision claire de la situation de leur copropriété et de la façon dont elle est gérée par leur syndic. C’est donc le rôle principal de cet espace en ligne : permettre un accès illimité aux informations et documents de la copropriété.

Mais certaines versions plus élaborées de ces outils proposent d’autres avantages aux copropriétaires comme celui de pouvoir contacter plus facilement et plus directement leur syndic au travers d’une messagerie, de pouvoir choisir leur moyen de paiement, d’accéder aux dernières informations de leur copropriété comme sur un réseau social, de choisir leurs préférences de courrier, d’accéder à leur historique comptable en temps réel… Ils peuvent donc avoir une vision claire de la vie de leur copropriété. Cela leur permet d’être plus impliqué, ce qui se ressent sur l’ambiance au sein de la copropriété mais a également des retombées positives dans la relation avec leur gestionnaire



3.2 Pour le gestionnaire : une gestion plus efficace et un relationnel simplifié

Même si, nous l’avons vu plus haut, la mise en place ainsi que la gestion de l’extranet peut représenter un surcroît de travail au quotidien, un syndic, s’il est équipé d’une solution efficace, va pouvoir gagner en efficacité grâce à cet outil. 

En donnant accès à la situation de la copropriété en temps réel, le professionnel de l’immobilier va mettre en avant la transparence de sa gestion. Les copropriétaires arriveront mieux préparés en assemblée générale, les séances seront ainsi plus efficaces et le relationnel plus sain. 

Les outils de communication proposés sur certaines versions de dernière génération lui permettront d’être plus réactif dans la réponse aux problématiques des copropriétaires. De la même façon, les fonctionnalités offrant aux copropriétaires de choisir leurs préférences de paiements et de courrier vont permettre au gestionnaire de gagner en efficacité dans le traitement de certaines tâches souvent chronophages.

Enfin, en plus des avantages pratiques, c’est aussi en terme d’image que le gestionnaire est gagnant. En offrant un extranet innovant à ses clients, il propose une offre de service attractive et se différencie de ses concurrents. 

 

Conclusion : 

Selon le sondage IFOP, seuls 66% des copropriétaires interrogés connaissaient l’existence d’un extranet au sein de leur copropriété. En analysant les possibilités intéressantes de cet outil au-delà des obligations légales et les avantages qu’il représente pour tous les acteurs de la copropriété on comprend aisément à quel point il gagne à être connu. Il y a donc du potentiel pour les syndics mais cela nécessite d’informer plus efficacement les copropriétaires afin que cet outil utile à tous puisse être exploité à 100% de ses capacités.

* Source IFOP : (https://www.ifop.com/publication/notoriete-et-usages-de-lextranet-des-syndics-de-copropriete/)

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