Syndic : optimisez votre gestion avec une solution logicielle

Utiliser une solution logicielle est un atout indéniable pour tout syndic dans la gestion de ses copropriétés. Des applicatifs de plus en plus intelligents permettent au gestionnaire de gagner en temps et en efficacité au quotidien.  Mais comment améliorer concrètement la gestion de vos copropriétés avec une solution logicielle ? Voici quelques conseils. 

 1. Gestion comptable

Une solution logicielle va vous permettre de gagner un temps considérable dans le traitement des tâches liées à la gestion comptable de vos copropriétés. En effet le logiciel syndic tient compte des clés de répartitions et fait donc automatiquement tous les calculs nécessaires pour éditer des décomptes justes en quelques clics seulement.

D’autre part, l’utilisation d’une solution va vous permettre de limiter le nombre d’erreurs. En faisant certaines tâches répétitives manuellement vous vous exposiez au risque de faute d’inattention. Grâce au logiciel, vous allez pouvoir automatiser ces tâches et avoir également la possibilité d’effectuer certaines vérifications : la solution vous signalera la moindre anomalie par un message d’erreur. 

Enfin, un autre avantage de la solution logicielle est qu’elle permet une classification des informations et documents liés à la gestion des copropriétés. L’applicatif gère la base données et vous permet de trouver en quelques clics l’information dont vous avez besoin. Tout est centralisé, et en plus grâce à la technologie web, vous avez accès à tous les éléments à chaque instant et depuis n’importe où. Vous pourrez ainsi vous montrer plus réactif si l’un de vos copropriétaires vous pose une question précise sur la gestion de son dossier. 

2. Gestion des impayés

Parmi les solutions logicielles apparues dernièrement, certaines offrent des possibilités d’automatisation intéressantes et permettent notamment une prise en charge entièrement automatisée des relances auprès des copropriétaires débiteurs. Il vous reste à vous, syndic, à paramétrer en amont les informations indispensables :

• le seuil minimal de relance c’est-à-dire le montant à partir duquel vous souhaitez que le copropriétaire reçoive une lettre de relance,
• les frais associés à chaque niveau de relance.

La solution logicielle envoie ensuite automatiquement les courriers le moment venu. Vous pouvez suivre sur votre interface la gestion des relances et intervenir manuellement pour stopper ou accélérer la progression d’un dossier. Vous gagnez ainsi en efficacité et en tranquillité d’esprit.

3. Gestion des travaux

Depuis le 1er janvier 2017, la constitution d’un fonds de travaux pour toutes les copropriétés de plus de 5 ans est obligatoire. Une solution logicielle de gestion de copropriété va vous permettre d’intégrer plus facilement cette obligation légale et de vous mettre en conformité en toute simplicité. En effet, le logiciel syndic va prendre en charge la gestion du compte travaux à toutes les étapes :

• Au niveau de la constitution du compte 105 : vous aller pouvoir éditer vos appels travaux tout comme vous générez vos appels de fonds et les transmettre à vos copropriétaires, le tout en quelques clics.
• Au niveau de l’affectation aux lots : la solution logicielle vous permet d’obtenir une ventilation claire lot par lot de l’ensemble des fonds collectés. C’est une information indispensable notamment en cas de vente d’un lot.
• Au niveau de l’utilisation du fonds de travaux : vous aller pouvoir gérer l’affectation du fonds au moment où la copropriété entreprendra les travaux.

4. Gestion bancaire

Le secteur bancaire propose aujourd’hui des solutions dématérialisées qui permettent aux syndics et administrateurs de biens de simplifier leur procédures, notamment en ce qui concerne les rapprochements bancaires et les opérations telles que virements, prélèvements, saisies de chèques…

Certains éditeurs de solutions à destination des syndics ont bien compris les avantages que ce type d’innovations pouvait représenter pour les gestionnaires et les ont donc intégrées à leurs plateformes en ligne. Ainsi, grâce à une connexion EBICS, il vous est possible d’éditer vos fichiers de virements et de prélèvements et de les déposer sur le site de votre banque en un seul clic directement depuis votre solution logicielle. De la même manière, vos rapprochements bancaires sont faits en temps réel et il ne vous reste plus que quelques lignes à rapprocher en fin de mois.

Une autre innovation proposée par ces solutions : le lecteur de chèques. Relié à votre solution logicielle, il vous permet de gagner un temps considérable au niveau de l’enregistrement du règlement des appels de fonds. Le lecteur lit le chèque et reconnait le code CMC7 qui permet d’identifier le compte bancaire du copropriétaire. Vous gagnez ainsi un temps précieux au niveau de la saisie et vous avez la possibilité de conserver une image scannée du chèque pour la joindre au dossier du copropriétaire.

5. Gestion des courriers

De nombreuses innovations sont à noter aussi au niveau de la gestion des courriers. Certains prestataires spécialisés proposent une gestion complètement maîtrisée de ce volet incontournable de la gestion de copropriété. Vous avez ainsi la possibilité d’envoyer par exemple  vos appels de fonds à l’ensemble de vos copropriétés en un seul clic seulement, la solution logicielle prend en charge tout le reste :

• L’envoi automatique du courrier par voie postale ou électronique en fonction des préférences de vos copropriétaires. L’intégralité du process d’envoi est ainsi gérée, de l’édition à l’acheminement du courrier.

• La mise à disposition automatique de chaque courrier sur l’extranet des copropriétaires.

• Le suivi total des lettres recommandées avec rattachement automatique de la preuve de réception.
• La refacturation aux copropriétés avec l’édition automatique d’une facture contenant les frais d’affranchissement et d’acheminement du mois, l’enregistrement de cette facture ainsi que du règlement de celle-ci en comptabilité.

L’utilisation d’une solution logicielle va donc vous permettre de gagner du temps au travers de l’automatisation, et ce à toutes les étapes de la gestion de vos copropriétés. Grâce à ces plateformes innovantes, vous allez pouvoir optimiser votre organisation et être plus présent auprès de vos copropriétés.