Lexique gestion de copropriété

le 7 avr. 2021 08:15:00

Appels de fonds

Les appels de fonds sont des sommes réglées au syndic par les copropriétaires. Leur montant est établi sur la base du budget prévisionnel de l'année voté en assemblée générale. Chaque copropriétaire contribue à ces appels proportionnellement au nombre de tantièmes des lots qu'il détient. On en trouve deux sortes :

  • Les appels de fonds permettant de régler les charges communes générales qui sont souvent payées en début de chaque trimestre,
  • Les appels de fonds qui permettent de financer les travaux et dépenses exceptionnelles.

Assemblée générale ordinaire

L'assemblée générale est une réunion annuelle des copropriétaires, convoquée et organisée par le syndic.

Assemblée générale extraordinaire

L'assemblée générale extraordinaire  est une réunion de copropriétaires au cours de laquelle on traite de certains sujets spécifiques : travaux, etc. Il s’agit en général de sujets qui n’ont pu être traités en assemblée générale ordinaire. Les règles de convocation et le déroulement des votes sont exactement les mêmes que pour l’assemblée générale ordinaire.

Balance

C’est un document comptable qui présente les soldes des comptes à la fin de l’exercice. Il permet de faire le point sur les crédits et débits par compte et ainsi de savoir si le solde est positif ou négatif.

Budget prévisionnel

Il s’agit d’un budget établi en début d’exercice permettant de calculer les appels de fonds. Il est défini sur la base du budget dépensé les années précédentes.

Carnet d’entretien

Il s’agit d’un document qui contient l'intégralité des informations techniques relatives aux travaux effectués au sein de l’immeuble ainsi qu’à la maintenance de ce dernier. Toute copropriété doit avoir un carnet d’entretien. Il doit être tenu et mis à jour par le syndic de copropriété.

Charges de copropriété

Les charges de copropriété sont les dépenses qui doivent être engagées chaque année pour assurer le bon fonctionnement ainsi que la conservation de la copropriété. Les participation de chaque copropriétaire à ces charges varie de la quote-part associée à chacun de ses lots.

Conseil syndical

Le conseil syndical est désigné par l’assemblée générale et constitué de plusieurs copropriétaires. Il a pour mission de conseiller le syndic de copropriété dans toutes les questions relatives à la copropriété.

Etat daté

Il s’agit d’un document que le syndic doit produire lors de la vente d’un bien au sein de la copropriété. C’est le notaire chargé de la vente ou le vendeur qui peuvent en faire la demande. Le but de ce document est de renseigner le futur acquéreur sur les charges qu'il devra supporter une fois propriétaire du bien.

État des dépenses détaillées

Il s’agit d’un document comptable qui permet de détailler avec précision l’ensemble des dépenses entreprises pendant l’exercice comptable. Le syndic envoie ce document à l’ensemble des copropriétaires avec la convocation à l’assemblée générale et peut également le partager sur l’extranet des copropriétaires.

État descriptif de division

L’état descriptif de division est la liste des lots d’une copropriété ainsi que leur descriptif.

Extranet copropriétaires

L'extranet copropriétaire est un accès en ligne sécurisé mis à disposition des copropriétaires par le syndic. Dans cet espace, rendu obligatoire par ALUR à partir de 2015, les copropriétaires pourront retrouver les documents relatifs à la gestion de la copropriété .

Feuille de présence

Il s’agit de la feuille que signent les copropriétaires au début des assemblées générales. Elle comprend en plus de la liste des copropriétaires, le détails de leurs lots et les tantièmes associés.

Fond de travaux

Le fond de travaux est une enveloppe budgétaire constituée par l’ensemble des copropriétaires pour anticiper le financement de travaux obligatoires ou hors budget prévisionnel et décidés en assemblée générale. Il est obligatoire pour la plupart des copropriétés depuis 2017.

Immatriculation des copropriétés

Les copropriétés doivent obligatoirement être immatriculées sur le registre national des copropriétés. Le syndic de copropriété répertorie des informations concernant la copropriété et ses finances et établit chaque année la fiche synthétique de la copropriété.

Indivision

On parle d’indivision lorsque plusieurs personnes se partagent à parts égales ou inégales un même bien ou un même ensemble de biens. 

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Lot

Le lot est une partie individualisée dans une copropriété telle qu’une cave, un logement, une boutique…

Mandat

Il s’agit du pouvoir donné par un copropriétaire à un autre pour le représenter lors d’une assemblée générale.

Mutation

On parle de mutation lorsqu’un lot change de propriétaire (en cas de vente ou héritage).

Ordre du jour

Il s’agit du document qui récapitule les différents points qui seront abordés et les différentes résolutions qui seront votées durant l’assemblée générale. Une assemblée ne peut se tenir sans ordre du jour. Le syndic a l’obligation de la notifier à l’ensemble des copropriétaires au moins 21 jours avant la date de l’assemblée générale.

Pouvoir

Lorsqu’un copropriétaire ne peut être présent à l’assemblée générale, il peut mandater un tiers pour le représenter. Il donne alors un pouvoir à une autre personne pour qu’elle vote en son nom en complétant un formulaire.

Provision de charges

Selon le budget prévisionnel voté, les copropriétaires versent chaque trimestre des provisions de charges. Elles sont régularisées en fin d’exercice.

PV d’assemblée générale

Le procès-verbal est le document qui récapitule les décisions prises pendant l’assemblée générale des copropriétaires. Il doit impérativement être signé par le président de séance, le secrétaire et le ou les scrutateur(s) et notifié à l’ensemble des copropriétaires dans un délai d’un mois après la tenue de l’AG.

Quitus

Il s’agit de l’approbation de la gestion d’un syndic. On dit alors qu’on vote ou qu’on donne le quitus.

Quote-part 

La quote-part en copropriété est la portion que possède chaque copropriétaire dans les parties communes. Celle-ci s’exprime généralement en tantièmes ou en millièmes, et figure dans l'état de division.

Quorum

Le quorum en copropriété désigne le nombre minimum requis de copropriétaires votants, présents ou représentés, permettant de valider une décision lors de l’assemblée générale. S’il n’est pas atteint, l’assemblée générale ne peut avoir lieu faute de quoi les décisions votées seraient invalides. 

Rapprochement bancaire

Le rapprochement bancaire est l’opération qui consiste à comparer le relevé du compte bancaire avec le solde de trésorerie.

Résolution

Une résolution est une décision prise en assemblée générale, selon des modalités strictes définies par la loi. Pour être votée, une résolution doit absolument figurer à l’ordre du jour et être notifiée à l’ensemble des copropriétaires au moins 21 jours avant la tenue de l’assemblée générale. 

Tantième

Aussi appelé millièmes, les tantièmes sont associés à chaque lot et représentent la part de la copropriété que possède un copropriétaire. Les charges de chacun des copropriétaires sont donc calculées sur la base de ces tantièmes. On parle aussi parfois de millièmes si les tantièmes sont exprimés sous forme de mille.

Syndic

Le syndic de copropriété est la personne qui est en charge de l’administration de la copropriété. Il a pour mission la gestion administrative et comptable de la copropriété, la gestion du personnel, de l'entretien de l'immeuble etc. Le syndic est mandataire du syndicat des copropriétaires.

Syndicat des copropriétaires

L’ensemble des copropriétaires d'une copropriété forme le syndicat des copropriétaires.

 

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