Externaliser son back office comptable : une alternative à la nourrice

le 11 mai 2017 14:52:22

Les agents immobiliers, tout comme les syndics de copropriété, se voient souvent sollicités pour prendre en charge la gestion locative de biens. Certains peuvent être réticents dans la mesure où il faut un certain nombre de lots avant que cette activité complémentaire soit rentable. Il est vrai que développer un portefeuille demande un investissement, aussi bien en termes de temps que financièrement. Il existe cependant des alternatives qui permettent de prendre en charge cette activité sans pour autant y consacrer trop de temps, avoir besoin d’embaucher une nouvelle personne ou investir dans un nouvel équipement informatique.

1. Les raisons qui poussent un gestionnaire à déléguer sa gestion locative.

Un agent immobilier peut se voir sollicité par un propriétaire pour prendre en charge la gestion locative de son bien. C’est notamment le cas lorsqu’il est déjà chargé de la mise en location du logement (recherche de locataires) ou a vendu ce bien à un propriétaire ou un investisseur.

Si ce dernier ne possède pas de carte professionnelle Gestion Immobilière, alors il ne peut exercer l’activité de gestion locative et peut alors choisir de placer ses biens en nourrice, et d’en déléguer ainsi toute la gestion à une autre agence. Il se positionne dans ce cas comme un apporteur d’affaires.

Si l’agence possède la carte professionnelle lui donnant le droit d’exercer et souhaite développer une activité de gestion locative en interne alors il lui sera également possible de ne déléguer qu'une partie de la gestion tout simplement parce qu’elle manque de ressources (de temps et/ou de personnel qualifié). L’agence peut dans ce cas opter pour l'externalisation de la gestion comptable de cette nouvelle activité. Elle restera alors titulaire du portefeuille avec tous les avantages que cela peut représenter mais diminuera sa charge de travail puisqu’une autre société prendra le relais sur certaines missions.

2. Les avantages à externaliser sa gestion comptable

En possédant une carte professionnelle de Gestion Immobilière et en externalisant simplement la gestion comptable, le professionnel de l’immobilier reste le titulaire du portefeuille de gestion et perçoit ainsi l’intégralité des honoraires de gestion et de location. Il donne également de la valeur à son agence puisqu’un portefeuille de gestion locative ou de gestion de copropriété peut être revendu. Il conserve donc les intérêts financiers liés à cette activité mais diminue ses charges en gérant plus efficacement ses ressources :

  • il n’a recours à l’intervention d’un prestataire extérieur qu’à hauteur de ses besoins. En effet les solutions d’externalisation ont un modèle économique qui dépend souvent du volume d’activité confié.
  • il a accès simplement à des ressources qui ne sont pas disponibles en interne par manque de compétences ou par manque de temps.
  • il se décharge d’une partie importante de la gestion comptable et allège considérablement sa charge de travail tout en évitant de devoir embaucher du personnel supplémentaire.

Un autre argument de taille, en confiant la gestion du back office comptable à un autre prestataire, le professionnel de l’immobilier va pouvoir se concentrer sur d’autres tâches possédant une valeur ajoutée plus importante. Il va ainsi pouvoir consacrer plus de temps sur le terrain, auprès de ses clients, à développer un relationnel de qualité, ou encore à se concentrer sur l’entretien des copropriétés qu’il gère. L’externalisation va donc lui permettre une meilleure maîtrise de la relation avec ses clients, copropriétaires, propriétaires et locataires.

3. Un exemple de solution intégrant l’externalisation

Le Groupe KEL, acteur majeur du secteur des solutions logicielles à destination des professionnels de l’immobilier a lancé il y a plusieurs années la solution de gestion locative KEL Annuel 360. Cette formule accompagne aujourd’hui de nombreux professionnels de l’immobilier dans le développement de leur activité de gestion locative. Il s’agit d’un service en ligne intégrant une prestation d'externalisation permettant de déléguer la gestion comptable à une équipe d’experts. Ces derniers se chargent de toutes les tâches fastidieuses : reprise des dossiers, rapprochements bancaires, décomptes propriétaires, édition de quittances et avis d’échéances, révisions des loyers, relances des locataires débiteurs ou pour les justificatifs d’assurance... Cette solution permet ainsi au gestionnaire de se concentrer sur le relationnel avec ses propriétaires et locataires ou la recherche de nouveaux mandats.

La solution comprend également de nombreuses autres fonctionnalités parmi lesquelles un extranet pour les propriétaires et les locataires, une messagerie intégrée, l’envoi automatisé de courriers…

L’externalisation d’une partie du back office administratif et comptable est donc une alternative intéressante pour tout professionnel de l’immobilier qui souhaite ajouter une autre activité à la liste des services proposés par son agence tout en limitant la prise de risque ainsi que les investissements financiers. C’est aussi une opportunité pour le syndic ou l’administrateur de biens qui souhaite démarrer sans avoir à ses soucier des problématiques liées à la gestion des ressources humaines.

 

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