Gestion locative : les tâches d’un administrateur de biens

Dans le cadre de votre activité d’agent immobilier ou de syndic, vous êtes souvent sollicité pour prendre en charge la gestion locative de biens ? Vous recherchez une source de revenus récurrente en complément de votre activité de transaction ou de syndic de copropriétés ? Découvrez dès à présent une présentation rapide du métier de gestion locative et les tâches courantes que doit réaliser un administrateur de biens.

Le métier de gestion locative

Dans la gestion d’un portefeuille immobilier, une agence a un rôle bien défini :

• Établir un contrat avec le propriétaire et lui faire signer un mandat de gestion ;
• Louer le bien d’un propriétaire à un locataire et s’occuper de la signature du bail ;
• Encaisser les loyers ainsi que les charges diverses ;
• Suivre les impayés des locataires et les dossiers de contentieux ;
• Payer les dépenses liées au bien (appels de fonds, factures de réparations…) ;
• Reverser le loyer au propriétaire une fois les factures et honoraires de gestion déduits.

L’agence revêt également un rôle commercial. En effet, le gestionnaire a la charge de la recherche de nouveaux mandats de gestion, et de locataires qui seraient intéressés pour louer l’un des biens en gestion.

Les obligations lorsqu’un locataire est intéressé par un bien

À partir du moment où un locataire est intéressé par un bien géré par une agence, le gestionnaire doit effectuer quelques vérifications d’usage.

Il faut d’abord s’assurer que les revenus soient compatibles avec le bien à louer (+/- 3 fois le montant du loyer). Si ce n'est pas suffisant, le locataire doit avoir un garant ou caution solidaire qui pourra se substituer à lui en cas de non-paiement du loyer. Le gestionnaire doit ensuite assurer les visites du bien. Si ce dernier est toujours occupé, ces visites doivent se faire sur les plages horaires définies par avance par le locataire occupant.

A noter qu'il est interdit à une agence de refuser un locataire sur la base de critères discriminants (possession d’animaux domestiques, nationalité ou religion, âge du locataire, handicap…).

Le rôle du gestionnaire vis à vis des locataires

Une fois les locataires sélectionnés le gestionnaire de biens est chargé de réaliser diverses tâches auprès de ces derniers :

• Établir le bail d’entrée ;
• Appeler les loyers et établir les quittances ;
• Gérer les règlements de loyers ;
• Comptabiliser les aides au logement (CAF) qui arrivent directement à l’agence ;
• Refacturer les dépenses exceptionnelles (réparations, plaques nominatives, taxe d’ordures ménagères…) ;
• Faire les régularisations de charges aux locataires dès réception du décompte de charges du syndic ;
• Effectuer les relances aux locataires retardataires ;
• Réviser les loyers à date anniversaire du bail ;
• S’assurer que tous les locataires ont souscrit à une assurance de Responsabilité Civile et vérifier chaque année qu’elle est toujours valable ;
• Suivre les préavis ;
• S’assurer de la sortie du locataire après l’état des lieux de sortie et procéder au remboursement de la caution.

Certaines opérations sont ponctuelles pour chacun des locataires, comme par exemple le bail d’entrée et les états des lieux. D’autres en revanche sont plus récurrentes : la gestion des loyers qui doit être faite de façon mensuelle, ou les régularisations de charges, de façon annuelle.

Le rôle du gestionnaire vis à vis des propriétaires

Si l’administrateur de biens a un certain nombre de tâches à réaliser auprès des locataires, il en a également vis-à-vis des propriétaires. Notamment l'enregistrement en comptabilité des factures et paiements ainsi que la restitution des loyers. Notez cependant qu’il est interdit de reverser aux propriétaires des loyers qui ne sont pas rentrés ou de payer des factures sur des fonds qui ne sont pas sur le compte du propriétaire.

Le gestionnaire doit rendre des comptes régulièrement aux propriétaires. Pour cela, il leur fournit des décomptes ou compte-rendu de gérance, au mois ou au trimestre.

Le gestionnaire doit s’assurer que les propriétaires de biens en copropriétés possèdent une assurance « non occupant ». Cette dernière prend en charge les sinistres qui ne sont pas couverts par l’assurance du locataire ou de la copropriété, ou lorsqu’un sinistre survient alors que le bien n’est pas occupé par un locataire.

Enfin, un administrateur de biens a la possibilité d’adhérer à une assurance « loyers impayés » et doit dans ce cas réclamer une cotisation aux propriétaires qui y souscrivent.

Le rôle vis-à-vis de l’agence

De façon mensuelle ou trimestrielle, le service de gestion locative doit reverser à l’agence les honoraires de gestion, les frais d’agence, de relances et d’impayés. Cela correspond à la rémunération de l’agence.

Le gestionnaire doit également tenir une comptabilité claire et à jour. Pour s’assurer de la cohérence et de la justesse de cette comptabilité, il lui faut éditer un certain nombre de documents qui doivent être cohérents entre eux (la balance des propriétaires, des locataires, la pointe de trésorerie…).

Le rôle vis-à-vis de la caisse de garantie

Le gestionnaire doit s’assurer tout au long de l’année :

• Qu’il ne dépasse pas le montant de la garantie financière accordée par la caisse de garantie
• Que les fonds garantis sont toujours représentés en banque

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