Syndic et adb : que pouvez-vous externaliser et pourquoi ?

Le quotidien des syndics de copropriétés et administrateurs de biens est fait de tâches variées, nombreuses, et souvent très fastidieuses. Pour répondre à ces problématiques bien spécifiques, les éditeurs de logiciels mettent depuis des années leurs compétences au service de ces professionnels de l’immobilier en leur proposant des solutions qui facilitent leur quotidien. En complément de leurs solutions logicielles, certains éditeurs se basent sur leur expérience du métier pour mettre en avant un service complémentaire permettant aux professionnels de l’immobilier de déléguer certaines tâches : c’est l’externalisation.

1. Tout peut-il s’externaliser? Qu’est-ce que le back office ?

Non, toutes les tâches ne peuvent pas être déléguées à d’autres prestataires. En effet, le métier d’un syndic ou d’un administrateur de biens requiert des compétences précises notamment sur le terrain, sur l’ensemble des missions en relation directe avec les clients, qu’ils soient copropriétaires, propriétaires ou locataires mais aussi avec les fournisseurs et autres prestataires. C’est ce qu’on appelle le front office. C’est là que le professionnel de l’immobilier peut mettre en avant son expertise, son sens du relationnel et cette partie peut difficilement être déléguée à un prestataire à moins de lui confier la gestion du portefeuille et ce n’est pas le point abordé aujourd’hui (Cf. Article : Externaliser son back office comptable : une alternative à la nourrice).

A l’opposé, le back office se révèle être toute la partie qui ne se voit pas forcément de l'extérieur : les missions administratives par exemple ou comptables. Elles font également partie du champ d’expertise des professionnels de l’immobilier mais peuvent plus aisément être confiées en partie du moins à un prestataire externe. C’est ici que certains éditeurs de logiciels proposent aux administrateurs de biens et aux syndics de prendre le relais en externalisant auprès de leurs services une partie de leurs tâches administratives et comptables récurrentes.

2. Pourquoi externaliser une partie de son back office ?

Externaliser son back office, pour un professionnel de l’immobilier, revient à se libérer de certaines tâches fastidieuses (rapprochements bancaires, envois de courriers…) afin d’accorder plus de temps à d’autres missions à plus forte valeur ajoutée (relation clients, recherche de copropriétés ou mandats…). S’en remettre à une équipe d’experts est alors une solution qui va alléger le quotidien du syndic ou de l’administrateur de biens sur diverses problématiques : 

• Pour le professionnel qui souhaite lancer son activité de gestion locative ou de syndic de copropriétés : cela lui permet d’être accompagné, d’avoir accès à des ressources qu’il n’a pas forcément en interne sans avoir de lourds investissements de départ ou besoin de songer au recrutement. Il en est de même pour le professionnel de l’immobilier qui souhaite se diversifier, qui a déjà une agence mais souhaite par exemple ajouter le syndic ou la gestion locative à la liste des services proposés par l’agence.
• Pour le syndic ou gestionnaire qui rencontre des problèmes de personnel ou qui est débordé suite à un surcroît d’activité : cette équipe d’experts sera un réel appui. Le professionnel pourra ainsi se focaliser en toute sérénité sur le développement de son portefeuille ou maintenir la continuité de son activité malgré ses problématiques de gestion des ressources humaines.

Mais alors, concrètement, que peut-on externaliser ? Certaines tâches chronophages ou que le syndic ou administrateur de biens souhaite voir simplifiée,, comme l’envoi de courriers (papiers ou électroniques, simples ou recommandés), les rapprochements bancaires… La liste serait trop longue, mais l’idée est là.

3. Les + du back office

Ces dernières années de nouvelles solutions à destination des professionnels de l’immobilier et surfant sur la vague de l’externalisation tendent à émerger. Elles vont encore plus loin dans l’accompagnement qu’elles proposent à leur client en proposant une prestation de service encore plus étendue.

Ainsi les syndics de copropriété et administrateurs de biens pourront accéder à des solutions marketing pour les appuyer dans leur développement ou les aider à lutter contre une concurrence de plus en plus vive dans le secteur de l’immobilier. Pour les accompagner dans leur démarche de prospection, ils pourront alors s’appuyer sur des supports de communication « clés en mains » fournis par l’éditeur auprès duquel ils ont souscrit pour leur solution logicielle immobilière.

De même, certaines fonctionnalités comme l’extranet ou l’application mobile, intégrées aux solutions de gestion à destination des professionnels de l'immobilier participent à la fidélisation de leurs clients. C’est une manière indirecte pour les éditeurs d’accompagner les syndics de copropriétés et administrateurs de biens dans leur quotidien et dans le développement de leur portefeuille.

Choisir une solution logicielle c’est donc bien plus que choisir un simple outil, c’est aussi savoir s’entourer de partenaires fiables et disponibles qui mettront tout en œuvre pour faciliter votre quotidien en tant que professionnel de l’immobilier.

Le Groupe KEL propose une solution adaptée aux métiers du syndic et de la gestion locative et  intégrant l’externalisation d’une partie du back office comptable. Cette prestation s'appuie sur plus de 30 ans d’expertise du groupe mais aussi sur ses solutions logicielles innovantes et 100% web : KEL Syndic 360 et KEL Annuel 360. N’hésitez pas à nous contacter pour en savoir plus.