le 10 oct. 2016 11:44:00
La période des assemblées générales arrive à grands pas, et vous devez vous atteler à la préparation des convocations ! Ne vous inquiétez pas : nous vous avons préparé LA checklist pour vous assurer de ne pas oublier l’essentiel.
1. Ordre du jour
Tout d’abord, il vous faut préparer l’Ordre du jour, qui comprend des résolutions récurrentes… :
- Élection du bureau, comprenant le Président et ses assesseurs-scrutateurs, qui va représenter la séance
- Compte rendu du Conseil Syndical pour l’année écoulée
- Approbation des comptes de l’exercice clôturé
- Quitus au syndic
- Élection du syndic (si le contrat arrive à échéance dans les 6 mois qui suivent l’AG)
- Élection du Conseil Syndical (pour la même durée que le contrat du syndic)
- Présentation et approbation du budget prévisionnel
…et des résolutions davantage liées à la vie de l’immeuble :
- Les travaux
- Demandes particulières des propriétaires (à noter que les propriétaires peuvent vous demander d’inscrire un point à l’ordre du jour de la prochaine AG à tout moment de l’année, jusqu’à l’envoi de la convocation)
- Tous sujets liés à la gestion de l’immeuble …
2. Autres documents à joindre à l’ordre du jour
D’autres documents sont à joindre à l’Ordre du jour, en fonction des points qui seront abordés durant l'assemblée générale :
- Annexes comptables obligatoires,
- Contrats et devis des fournisseurs pour les travaux,
- Le contrat de syndic en cas de renouvellement,
- Courriers des propriétaires ayant effectué des demandes particulières,
- Formulaire de vote par correspondance
Les copropriétaires peuvent désormais voter par correspondance en amont de l’assemblée générale. Un arrêté publié le vendredi 3 juillet 2020 fixe le modèle de formulaire à transmettre aux copropriétaires.
N’oubliez pas que la convocation doit être notifiée aux propriétaires 21 jours avant la date de l’AG. Elle doit être écrite et mentionner la date, l’heure et le lieu de la réunion. Vous pouvez l’envoyer par lettre recommandée avec AR ou par courrier électronique avec AR si le propriétaire en fait la demande et vous a communiqué son adresse électronique.
La solution de gestion KEL Syndic 360 vous permet d’envoyer les convocations directement depuis la plateforme, en lettre recommandée postale ou électronique. En un clic seulement vous prenez en charge la gestion totale de l'envoi du document, de son édition à la refacturation de l'affranchissement à la copropriété en passant par son archivage sur l'extranet des copropriétaires.
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