Comment bien optimiser sa gestion locative en ligne ?

Vous êtes gestionnaire et vous vous interrogez de plus en plus sur l’éventualité d’avoir recours à une solution en ligne pour vous accompagner dans la gestion de votre portefeuille ? Les solutions full web ont de plus en plus le vent en poupe sur le marché des logiciels à destination des professionnels de l’immobilier mais toutes ne répondent pas aux mêmes problématiques. Il est important avant de se lancer de faire le point sur les problèmes que vous rencontrez, sur vos besoins en tant que gestionnaire afin de vous appuyer sur la solution de gestion locative en ligne qui correspond le mieux à votre profil.

1. Comprendre ses difficultés 

Avant de réfléchir aux solutions possibles mettons à plat les difficultés que vous êtes amené à rencontrer dans le cadre de votre activité de gestion locative.

Vous êtes assez nombreux à évoquer le climat de plus en plus concurrentiel qui règne dans le secteur de l’immobilier. Il y a d’une part de plus en plus d’agences qui s’installent ou se diversifient en ouvrant un service de gestion locative et d’autre part une clientèle de plus en plus exigeante. Cette dernière joue souvent de cette concurrence accrue pour faire grimper les enchères et aller au plus offrant. Se différencier devient alors primordial : réactivité, efficacité et disponibilité sont les mots d’ordre d’une qualité de service irréprochable. En proposant des prestations de qualité vous saurez vous démarquer et gagner du terrain sur vos concurrents.

Les nouvelles technologies de la communication ont depuis quelques années maintenant envahi tous les secteurs et celui de l’immobilier ne déroge pas à la règle. Les propriétaires et locataires que vous côtoyez au quotidien dans votre activité de gestion locative se révèlent aussi être une cible de plus en plus connectée et sont demandeurs d’outils adaptés lorsqu’il est question de la gestion de leur bien : applications mobiles, extranet… La volonté de communiquer plus efficacement avec vos clients au moyen de ces outils devient alors un véritable besoin qui peut nécessiter le recours à une solution de gestion locative en ligne.

Les évolutions de votre métier vous poussent à être de plus en plus mobile et la gestion de votre planning est une problématique à laquelle vous êtes confronté au quotidien en tant que gestionnaire. Ainsi vous voyez aussi au travers des solutions web un moyen de gagner du temps et de vous montrer plus efficace. Les solutions de gestion locative en ligne peuvent certes vous y aider, mais l’offre est variée et toutes ne présentent pas les mêmes avantages.

2. Utiliser les bons outils pour votre gestion locative en ligne

Vous recherchez une solution de gestion locative en ligne qui soit accessible depuis n’importe où, n’importe quand depuis n’importe quel poste? Vous souhaitez vous affranchir des problèmes liés aux compatibilités Mac/PC/Linux ? Attention toutes les solutions qui sont actuellement proposées sur le marché ne le permettent pas. Certaines vous permettent d’accéder à vos données via le net certes mais depuis un poste de travail bien défini ou via une application installée au préalable (et donc parfois incompatible avec certains systèmes d’exploitation). Une solution réellement en ligne doit être accessible depuis n’importe quel ordinateur connecté à internet. Elle doit s’apparenter à un site web sécurisé sur lequel vous accédez par le biais d’identifiants de connexion.

Un bon outil de gestion locative doit également être un outil de gestion locative facile à utiliser. Vous subissez déjà les impératifs liés à votre emploi du temps chargé et vous ne pouvez pas vous permettre de perdre trop de temps dans la prise en main de votre logiciel. Votre solution en ligne doit vous faire bénéficier des intérêts du web en termes d’ergonomie : une interface claire, des boutons visibles, une organisation compréhensible… Certains prestataires vont plus loin pour proposer des solutions de gestion locative faciles en garantissant une formation gratuite et illimitée. Ainsi vous êtes opérationnel en un clin d’œil et vous ne perdez pas de temps à vous faire la main sur votre nouvel outil.

Enfin un autre point important pour qu’un logiciel de gestion locative en ligne soit efficace : il faut qu’il soit complet. Vous ne pouvez pas perdre de temps en multipliant les outils : un logiciel de comptabilité, un logiciel de quittance de loyer, un logiciel de communication… Pour optimiser votre gestion locative en ligne vous devez vous équiper d’une solution tout-en-un. Il existe sur le marché des solutions réunissant au sein d’une même plateforme tous les outils nécessaires à une gestion efficace de votre portefeuille, depuis la gestion comptable en passant par l’extranet pour vos propriétaires et locataires.

3. S'organiser afin de gagner du temps

Nous l’avons déjà évoqué plus haut, la gestion du temps est une problématique réelle au quotidien pour vous en tant qu’administrateur de biens. Les logiciels de gestion locative en ligne de nouvelle génération vont encore plus loin en vous permettant d’automatiser au maximum vos tâches récurrentes voire même d’externaliser une partie de votre gestion. 

L’automatisation est donc un premier moyen pour gagner en efficacité. Ce terme qui à première vue semble un peu barbare signifie tout simplement laisser au logiciel le soin de faire directement certaines tâches répétitives de façon très rapide là où le gestionnaire perdrait beaucoup de temps « à la main ». Cela signifie par exemple pouvoir éditer toutes vos quittances en un seul clic ou encore reverser tous vos loyers en une seule manipulation simple. Pour vous permettre d’optimiser votre gestion du temps une solution de gestion locative en ligne doit vous permettre de prendre rapidement et facilement ce type de raccourci.

Certaines solutions de gestion locative en ligne vont encore plus loin et vous donnent la possibilité de déléguer une partie des tâches fastidieuses liées à votre métier d’administrateur de biens. Vous gardez la main sur la gestion de votre portefeuille, vous continuez à toucher vos honoraires mais vous disposez d’une équipe de gestionnaires expérimentés qui vous accompagnent au quotidien : reprise de vos données, rapprochements bancaires, édition des quittances, avis d’échéance, comptes rendus de gestion, révision de loyer, relances…

A creuser ! Surtout pour les cabinets qui se lancent ou les agences de transaction qui ont décidé de se diversifier en démarrant une activité de gestion locative et qui sont un peu submergés par l’ampleur de la tâche.

En bref, les solutions de gestion locative en ligne sont bien un moyen efficace pour optimiser la gestion de votre portefeuille au quotidien. Mais il est important de prendre le temps nécessaire pour choisir la solution la plus adaptée en fonction de vos problématiques. Assurez-vous qu’il s’agit bien d’une solution accessible depuis n’importe où, facile à utiliser, complète et que le service est au rendez-vous !