La checklist : n’oubliez rien lors de la préparation des convocations aux AG

le 10 oct. 2016 11:44:00

 

La période des assemblées générales arrive à grand pas, et vous devez vous atteler à la préparation des convocations ! Ne vous inquiétez pas : nous vous avons préparé LA checklist pour vous assurer de ne pas oublier l’essentiel.

Ordre du jour

Tout d’abord, il vous faut préparer l’Ordre du jour, qui comprend des résolutions récurrentes… :

 Élection du bureau, comprenant le Président et ses assesseurs-scrutateur, qui va représenter la séance
 Compte rendu du Conseil Syndical pour l’année écoulée
 Approbation des comptes de l’exercice clôturé
 Quitus au syndic
 Élection du syndic (si le contrat arrive à échéance dans les 6 mois qui suivent l’AG)
 Élection du Conseil Syndical (pour la même durée que le contrat du syndic)
 Présentation et approbation du budget prévisionnel

…et des résolutions davantage liées à la vie de l’immeuble :

 Les travaux
 Demandes particulières des propriétaires (à noter que les propriétaires peuvent vous demander d’inscrire un point à l’ordre du jour de la prochaine AG à tout moment de l’année, jusqu’à l’envoi de la convocation)
 Tous sujets liés à la gestion de l’immeuble …

Autres documents à joindre à l’ordre du jour

D’autres documents sont à joindre à l’Ordre du jour, en fonction des points à aborder dans ce dernier. :

 Annexes comptables obligatoires
 Contrats et devis des fournisseurs pour les travaux
 Le contrat de syndic en cas de renouvellement
 Courriers des propriétaires ayant effectué des demandes particulières

N’oubliez pas que la convocation doit être notifiée aux propriétaires 21 jours avant la date de l’AG. Elle doit être écrite et mentionner la date, l’heure et le lieu de la réunion. Vous pouvez l’envoyer par lettre recommandée avec AR ou par courrier électronique avec AR  si le propriétaire en fait la demande et vous a communiqué son adresse électronique.

 

La solution de gestion KEL Syndic 360 vous permet d’envoyer les convocations directement depuis la plateforme, en lettre recommandée postale ou électronique.
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